Qu’est-ce qu’un intranet ?
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Le développement du numérique a complètement transformé la communication interne en entreprise. Pour rester compétitives et attractives, les organisations n’ont d’autre choix que de se doter d’un intranet moderne et performant.
Mais savez-vous réellement ce qu’est un intranet, quels bénéfices il peut apporter et comment le choisir ? Dans cet article complet, nous allons tout vous dire sur l’intranet d’entreprise : définition détaillée, fonctionnalités innovantes, avantages multiples, conseils pour l’adopter…
Après cette lecture, plus aucun secret pour vous sur cet outil devenu stratégique !
C’est quoi un intranet ?
Définition de l’intranet
Un intranet est un réseau privé utilisé au sein d’une entreprise, d’une administration ou de toute autre organisation.
Concrètement, il s’agit d’un site web interne qui centralise sur une plateforme unique l’ensemble des informations, applications et outils dont les collaborateurs ont besoin au quotidien.
Accessible uniquement de l’intérieur, grâce à un identifiant et un mot de passe, l’intranet fluidifie la communication interne et facilite le travail collaboratif.
Les différents types d’intranets
On distingue traditionnellement 3 grands types d’intranets, même si aujourd’hui la plupart combinent ces dimensions :
- L’intranet classique : il permet avant tout de diffuser de l’information de manière centralisée, avec accès à des contenus variés (actualités, procédures, annuaires…)
- L’intranet collaboratif : il intègre des outils de travail collaboratif (messagerie, visioconférence, gestion de projets…) pour faciliter les interactions entre équipes.
- L’intranet social : il favorise le lien social entre collaborateurs grâce à des fonctionnalités inspirées des réseaux sociaux (profils, flux d’actualités, forums, blogs…).
Les intranets nouvelle génération allient ainsi informations top-down, collaboratif transverse et interactions sociales.
Les principales fonctionnalités d’un intranet
Les intranets intègrent de nombreuses fonctionnalités, parmi lesquelles :
- Annuaire du personnel avec fiches profils et organigrammes
- Messagerie interne
- Agenda partagé et gestion des congés/absences
- Stockage et partage de documents via un cloud privé
- Gestion de projets avec workflows et alertes
- Visioconférence et chat pour la communication instantanée
- Actualités de l’entreprise et newsletter internes
- Base de connaissances et bibliothèque documentaire
- Annonces et petites annonces entre collaborateurs
- Réseau social d’entreprise avec profils, flux d’activité, blogs, forums
- Outils RH comme la gestion des notes de frais ou des demandes de congés
- Plateforme e-learning pour la formation en ligne
- Modules dédiés à certains métiers (commercial, marketing, tech…)
Les intranets nouvelle génération deviennent de véritables couteaux suisses du collaborateur !
Les avantages d’un extranet
Amélioration de la communication interne
L’intranet fluidifie la communication à tous les niveaux.
L’information top-down est diffusée efficacement par la direction à tous les services.
La communication transverse entre métiers et sites distants est simplifiée.
Les collaborateurs peuvent aussi communiquer facilement vers le top management.
Gain de temps et productivité
Le partage instantané de l’information fait gagner un temps précieux. Les outils collaboratifs comme la visioconférence ou le cloud réduisent les délais. L’accès rapide à des informations fiables augmente l’efficacité des équipes.
Cohésion des équipes
Les fonctionnalités sociales de l’intranet favorisent les échanges informels entre collègues. Les forums permettent de rompre l’isolement des télétravailleurs.
Ces interactions sociales renforcent la cohésion des équipes.
Marque employeur
Un intranet moderne véhicule une image dynamique et digitale, attractive pour les talents, notamment les jeunes générations (génération Y et Z).
Collaboration externe sécurisée
L’intranet offre la possibilité de partager simplement des informations avec des partenaires extérieurs (client, fournisseurs…), via des accès temporaires sécurisés. On parlera alors d’extranet.
Comment choisir un intranet adapté à vos besoins ?
Pour sélectionner l’intranet aligné sur vos besoins, il est recommandé d’établir en amont un cahier des charges détaillé précisant :
- Vos objectifs et les problématiques à résoudre
- Le nombre et le profil des utilisateurs cibles
- Les fonctionnalités indispensables et les bonus souhaités
- L’ergonomie et l’expérience utilisateur attendues
- Les critères clés : mobilité, évolutivité, sécurité, design…
- Les aspects budgétaires et de roadmap de déploiement
- Les modalités d’accompagnement au changement
Pensez à impliquer les utilisateurs finaux dans le choix de la solution pour garantir son adoption.
N’hésitez pas à télécharger notre modèle de cahier des charges intranet.
Quel est le coût d’un intranet ?
Le budget pour un intranet dépend de multiples critères :
- La solution technique : open source, logiciel propriétaire, solution SaaS…
- Le nombre d’utilisateurs à équiper et le volume de données
- Les fonctionnalités nécessaires en standard et les développements spécifiques
- L’intégration à votre système d’information existant
- L’accompagnement au changement et à l’appropriation
Comment faire adopter un intranet en interne ?
Pour garantir l’adhésion à un nouvel intranet, quelques bonnes pratiques :
- Former et accompagner les utilisateurs à la prise en main via des tutoriels
- Mettre en place des référents intranet relais pour supporter les équipes
- Animer la communauté intranet via des challenges, concours…
- Valoriser les usages et les exemples d’utilisateurs ambassadeurs
- Faire évoluer les contenus et fonctionnalités de manière itérative
- Recueillir et prendre en compte le feedback des collaborateurs via des sondages.
L’appropriation d’un intranet passe avant tout par une démarche participative et beaucoup de pédagogie !
Lancer ou refondre son intranet ?
Deux options s’offrent à vous :
- Lancer un intranet ex nihilo : cela demande un travail important en amont sur le cahier des charges et le paramétrage, mais permet de partir sur une base « clean ».
- Refondre un intranet existant : l’avantage est de capitaliser sur des contenus et habitudes en place, mais attention à ne pas reproduire les défauts de l’ancien outil.
Dans les deux cas, impliquez les utilisateurs dans la conduite du changement pour une adoption optimale de l’intranet.
En conclusion
L’intranet s’impose désormais comme l’outil digital global et fédérateur dont toute entreprise a besoin. Ses bénéfices en termes de productivité, cohésion interne, image employeur sont multiples, à condition de choisir une solution adaptée et d’accompagner ses utilisateurs dans la durée.
Vous savez maintenant tout du fonctionnement d’un intranet moderne et performant !
