L’intranet on-premise vaut-il encore le coup ?

Le monde du digital tend à proposer de plus en plus, voire uniquement, des outils métiers en SaaS (hébergés par le prestataire) avec tous les avantages (rapide à déployer)  et les inconvénients qu’on peut connaître (pas la main sur les évolutions, réversibilité incertaines ou complexe…).

C’est d’autant plus vrai pour les solutions d’intranet du marché.

Aujourd’hui, le monde du on-premise et notamment de l’intranet on-premise semble de moins en moins accessible. Pourtant, de nombreuses entreprises ont encore besoin d’un hébergement sur leurs propres serveurs. C’est une nécessité, notamment dans les secteurs sensibles ou réglementés.

Qu’est-ce qu’un intranet on-premise ?

Un intranet est dit “on-premise” quand vous utilisez vos propres serveurs informatiques pour l’héberger dans votre entreprise. Ce choix se fera en fonction de vos exigences en matière de sécurité des données et des moyens à disposition en interne pour gérer cet hébergement.

Pourquoi les entreprises sont plus favorables à un intranet on-premise ?

L’intranet on-premise vous garantit un contrôle complet sur vos données

L’argument principal pour opter pour un intranet on-premise, c’est évidemment de garder une maîtrise totale sur les données de votre organisation. En effet, en hébergeant l’intranet sur votre environnement informatique, vous vous assurez de conserver chez vous toutes les données de vos collaborateurs mais aussi les informations confidentielles de votre structure.

Pour assurer encore plus de sécurité, toutes les règles d’accès propres à votre entreprise s’appliquent également à votre intranet (accès via VPN, restriction des accès serveurs pour les mises à jour techniques de l’intranet…).

Pour ce type de projet d’intranet, il est important que le prestataire choisi soit en capacité d’échanger avec votre DSI, qui devient de fait un service impliqué, pour assurer une parfaite réussite du projet.

L’intranet on-premise vous permet une maîtrise des budgets

Outre les enjeux de sécurité, l’intranet on-premise vous permet de maîtriser vos budgets sur plusieurs années en évitant une inflation du tarif de votre intranet.

Les projets d’intranet on-premise sont chiffrés au forfait et sont donc décorrélés du nombre d’utilisateurs puisqu’aucun coût de licence par utilisateur n’est inclus dans le budget.
En moyenne, un projet d’intranet on-premise est amorti sur 4 ans (chez Intranet Inside, un intranet dure en moyenne 7 ans, voir davantage pour nos clients historiques), à l’inverse d’un intranet SaaS qui ne s’amortit jamais réellement.

Quels sont les avantages d’un intranet on premise par rapport à un intranet en SaaS ?

Avec un intranet on-premise, vous avez le contrôle sur les évolutions

Dans un intranet SaaS, les développements sur mesure sont soit impossibles, soit rédhibitoires d’un point de vue financier ou même calendaire.

En hébergeant votre intranet on-premise, vous vous donnez la possibilité de faire évoluer votre intranet avec les besoins de votre structure (digitaliser un process actuellement en format papier pour faire gagner du temps et limiter les erreurs…) ou des besoins de vos utilisateurs (mettre en place une rubrique de covoiturage sur l’intranet…).

Avec un intranet on-premise, vous restez libres des évolutions logicielles même si elles ne sont pas encore définies.

La réversibilité est largement simplifiée avec un intranet on-premise

Le SaaS présente deux problématiques majeures : la réversibilité des données, souvent incertaine ou complexe, et le risque d’exploitation de ces dernières par des tiers.

Les données sont hébergées chez un prestataire, ce qui peut compliquer leur récupération à la fin du contrat et soulever des enjeux de souveraineté, en particulier lorsque les serveurs sont soumis à des juridictions étrangères, comme les autorités américaines via le Cloud Act.

Avec un intranet on-premise, l’intranet est déjà sur vos serveurs. Il n’y a donc aucun frais à prévoir, ni pour récupérer les données, ni pour les exploiter par la suite.

Alors, intranet on-premise ou intranet SaaS ?

Vous l’aurez compris, il n’y a pas de bonne réponse à cette question puisque tout dépend de votre entreprise et de ses choix stratégiques.
Mais si vous avez le choix et que vous hésitez entre un intranet en SaaS ou un intranet on-premise, voici quelques questions à se poser :

• Est-ce que mon entreprise paye déjà des licences SaaS et à combien s’élève le montant mensuel ?
• Est-ce que des évolutions d’effectifs (rachat d’entreprise, recrutements ambitieux, développement de l’activité…) sont prévues (pour estimer les coûts à venir du SaaS) ?
• Est-ce que la DSI peut mettre à disposition des ressources internes pour le projet (½ journée de travail pour les points projets et 1 journée pour monter les serveurs) ?
• Quel sera mon budget sur les prochaines années (pour estimer le projet le plus proche de son budget) ?