Agence intranet : guide complet pour choisir le bon prestataire

Qu’est-ce qu’une agence intranet ?

Une agence intranet est une société qui vous accompagne dans la réalisation de votre projet de création d’intranet. L’objectif est d’améliorer votre communication interne, centraliser l’accès aux ressources et vous aider à collaborer plus efficacement.

L’agence vous aide à cadrer votre projet en recueillant vos besoins, développe et installe votre solution intranet et s’assure qu’elle fonctionne parfaitement avant de vous la livrer. Elle assurera également la maintenance de votre intranet et formera vos utilisateurs afin de s’assurer qu’ils soient autonomes.

Quels sont les services proposés par une agence intranet ?

L’audit et le diagnostic

Si vous avez déjà un intranet, l’agence pourra en faire un audit complet. L’objectif est d’évaluer son utilisation par vos équipes, son fonctionnement et ses limites fonctionnelles.

Beaucoup d’intranets développés en interne deviennent obsolètes faute de maintenance ou de ressources en interne pour les faire évoluer. Les équipes cessent de les utiliser et trouvent d’autres moyens pour communiquer et trouver l’information, il faut comprendre pourquoi.

L’analyse des besoins

Avant de développer ou configurer votre intranet, l’agence réalisera une phase de cadrage :

• ateliers de cadrage
• interview utilisateurs
• cartographie des usages
• définition des personas internes

Cette phase permet d’identifier les fonctionnalités clés de l’intranet, c’est-à-dire les briques indispensables pour atteindre votre objectif. Et permet de vous livrer un cahier des charges fonctionnel, document de travail indispensable au lancement du projet.

💡 Une bonne agence intranet vous challengera pour s’assurer que vous allez dans la bonne direction et que la solution retenue servira vraiment vos objectifs.

La conception UX/UI

C’est ici que votre intranet commence à prendre forme !
L’objectif est d’imaginer à quoi il va ressembler et comment s’assurer que son interface soit ergonomique et agréable à parcourir pour vos collaborateurs.

Cela passe par la création d’une arborescence intranet qui définit l’organisation des informations dans l’intranet. Ensuite, l’agence vous fera valider des maquettes interactives, ou prototypes, qui permettent de visualiser les parcours utilisateurs et des exemples de contenus intégrés avant tout développement.
Ces maquettes seront adaptées à votre identité de marque pour vous permettre de vous immerger dans votre futur espace de travail.

Le développement et l’installation

L’agence développe enfin votre intranet. Qu’il soit sur une solution sur-mesure, sur SharePoint Online ou une alternative à SharePoint, elle configure les différentes fonctionnalités ou modules retenus selon le cahier des charges défini lors du cadrage.

C’est ici que sont mis en place les droits d’accès à l’intranet selon les rôles identifiés et que les contenus existants créés pour l’occasion seront migrés sur l’intranet.
Avant tout déploiement, une phase de recette est organisée : on y teste les fonctionnalités, identifie d’éventuels bugs et les corrige avant de livrer votre intranet prêt à l’usage.

La formation des utilisateurs et la conduite du changement

L’intranet étant un nouvel outil, on ne peut pas s’arrêter à sa simple mise en ligne. Il faut former les différents utilisateurs (administrateur, contributeur, simple utilisateur, etc.) et les accompagner dans la conduite du changement pour que l’intranet devienne un réflexe quotidien.

L’agence organise des sessions de formation pour aider vos collaborateurs à prendre en main les fonctionnalités de l’intranet, partager les bonnes pratiques et surtout réussir le lancement de l’intranet le jour J.

💡 Objectif : que l’intranet ne soit pas simplement déployé, mais vraiment utilisé dans toute l’entreprise au lancement et plusieurs mois après.

Pourquoi (et quand) travailler avec une agence intranet ?

Passer par une agence vous permettra de bénéficier de son accompagnement de A à Z. Elle vous aidera à savoir par où commencer, quels éléments prendre en compte pour réussir le projet et elle assurera la maintenance de votre intranet pour qu’il soit pérenne.

Vous n’avez pas d’intranet, mais souhaitez en créer un

• La stratégie de l’entreprise n’est pas comprise en interne
• Vos collaborateurs perdent du temps à chercher l’information
• Vos collaborateurs se plaignent du manque de communication
• Les ressources et documents sont difficiles d’accès ou mal organisés

Votre intranet actuel ne répond plus à vos attentes

• Vos collaborateurs trouvent l’intranet difficile à utiliser
• Vos collaborateurs n’utilisent plus l’intranet
• Vous n’avez pas de service IT pour le faire évoluer

Combien coûte une agence intranet ?

Pour votre budget intranet, comptez au moins 5 000 € pour mettre en place un intranet de base sur SharePoint ou un intranet WordPress. Cela inclut le recueil des besoins, la conception et le déploiement de l’intranet sur l’architecture technique retenue. À ce tarif, vous partez sur un projet avec les fondamentaux de l’intranet et pourrez étendre les fonctionnalités par la suite selon vos priorités et votre budget.

Pour développer un intranet entièrement sur-mesure, l’enveloppe budgétaire sera de plusieurs dizaines de milliers d’euros.

Comment choisir une agence intranet ?

5 éléments à observer pour évaluer une agence

Les avis clients sur internet

Google, Trustpilot, Tools Advisor… Il existe de nombreux sites d’avis en ligne où les anciens clients évaluent les services des agences avec lesquelles ils ont travaillé. C’est un bon point de départ pour jauger la qualité des prestations d’une agence intranet.

Mais attention, il est difficile de vérifier la véracité des avis laissés sur internet et la majorité des agences ont des avis proches des 5 étoiles sur Google.

Allez plutôt jeter un œil à leur page Glassdoor. Les salariés y laissent des avis sur leurs employeurs et cela vous permettra de voir un peu le fonctionnement interne. Demandez-vous si une agence où la majorité des collaborateurs se plaignent pourra vous délivrer un service 5 étoiles.

Les références clients

Vérifiez sur leur site si l’agence a déjà travaillé avec des entreprises de votre secteur, si elle a traité des problématiques similaires à la vôtre. Regardez les témoignages vidéo et les études de cas pour voir si elles correspondent à vos besoins.

L’agence peut vous montrer un lookbook ou des exemples d’intranet

Le lookbook ou la galerie des réalisations est un moyen d’évaluer la créativité d’une agence intranet. Cela vous permet d’observer le “look and feel” des projets et créations de l’agence.

• Les exemples d’intranet sont-ils variés ?
• Les interfaces et visuels sont-ils soignés ?
• Y a-t-il des exemples dans votre secteur ou environnement (SharePoint, WordPress, etc.) ?

L’agence propose une méthodologie claire et transparente

Elle vous explique clairement sa méthode de travail, les étapes nécessaires pour réaliser votre projet, les livrables attendus, et bien sûr le budget à prévoir.
La clarté de la méthodologie est un gage de transparence et de sérieux.

💡 Elle est capable de vous dire non si une demande n’est pas adaptée à votre objectif ou pourrait nuire à la réussite du projet.

Le feeling avec l’agence

Sur le site internet :
C’est souvent le premier contact avec l’agence. Comment pourra-t-elle réaliser un intranet de qualité si son site ne vous inspire pas confiance ?

Avec l’interlocuteur commercial :
Le site vous a convaincu, mais le premier échange est décevant ? Même si cela doit être nuancé, c’est un élément à prendre en compte.

💡 Bien que le feeling soit subjectif, certains éléments peuvent vous alerter sur le sérieux ou non d’un prestataire. Utilisez une grille d’évaluation pour objectiver vos observations.

Les questions à poser aux agences intranet

Voici des exemples de questions à poser à une agence pour évaluer ses services :

• Avez-vous réalisé des projets dans notre secteur ?
• Avez-vous des exemples d’intranet à nous présenter ?
• Comment se déroule un projet d’intranet avec vous ?
• Quelles sont les étapes classiques d’un projet ?
• Quel accompagnement proposez-vous après le projet ?
• Comment se déroule la maintenance et le support client ?

💡 Si vous n’obtenez pas de réponses claires, ce n’est sans doute pas la bonne agence.

Agence intranet ou solution clé en main ?

Toutes les organisations n’ont pas besoin de passer par une agence. Cela peut coûter cher, même si SharePoint ou WordPress permettent de limiter le budget.

Quand choisir une agence intranet ?

Faites appel à une agence intranet si :

• Vous avez déjà un intranet SharePoint inutilisé et souhaitez l’exploiter pleinement
• Vous souhaitez concevoir un intranet sur SharePoint, WordPress ou d’autres outils
• Vous avez besoin de fonctionnalités spécifiques
• Votre budget permet de développer un intranet sur-mesure

Quand choisir une solution intranet clé en main ?

Faites appel à une solution du marché si :

• Vous souhaitez lancer votre intranet rapidement
• Vous cherchez une solution prête à l’emploi
• Vous voulez maîtriser votre budget

Cela vous permet de vous concentrer sur le contenu et la communication sans gérer la technique.

Intranet Inside : le choix de la simplicité

Si vous pensez qu’une solution intranet clé en main vous convient mieux, Intranet Inside propose une solution complète et évolutive :

• Actualités et newsletters
• Gestion documentaire
• Moteur de recherche
• Annuaire des collaborateurs et organigramme
• Personnalisation simple
• Accès mobile et TV

Quels sont les avantages d’Intranet Inside ?

• Vos communications sont enfin lues (ciblage mobile)
• Vous publiez vos actualités 10× plus vite
• Vous centralisez et partagez l’information facilement
• Vous mesurez l’efficacité de la communication interne

Conclusion

Choisir la bonne agence intranet, c’est poser les bases d’une communication interne plus fluide et d’un meilleur partage d’informations. Elle vous accompagne à chaque étape (audit, conception, développement, formation) pour créer un espace de travail adapté à vos équipes pour qu’elles l’utilisent vraiment.

Toutes les entreprises n’ont pas besoin d’une agence intranet. Si vous cherchez plutôt une solution intranet rapide à déployer et simple à utiliser, Intranet Inside est une alternative idéale.