Les enjeux de votre extranet franchisé

Lorsque vous gérez un réseau de franchises, vous faites face à de nombreux challenges en termes de communication et de transmission de l’information auprès de vos franchisés. Vous devez savoir les accompagner au quotidien dans la réussite de leur projet tout en leur donnant les informations nécessaires à sa réalisation.

C’est le défi que nous nous sommes lancé cette année avec Tryba et Optic 2000 Suisse lorsque nous avons construit, ensemble, leurs extranets franchisés. (et historiquement Planet Sushi).

Bien penser les contours de votre projet

L’extranet que vous allez mettre en place pour vos franchisés doit se trouver au carrefour de tous leurs besoins pour leur permettre de trouver rapidement l’information utile.

Il convient, lors de la phase de cadrage, de se poser quelques questions importantes :

  • Quels outils de communication utilisons-nous actuellement auprès de nos franchisés ?
  • Parmi les informations que je transmets régulièrement à mes franchisés, lesquelles sont les plus importantes ?
  • Et surtout, quels sont les écueils dans la communication actuelle que nous pourrions solutionner via cette nouvelle plateforme ?

Notre expérience nous a également démontré que dans le cas d’un extranet franchisés, la cible prioritaire reste vos collaborateurs qui sont chargés de transmettre les informations. Il faut donc également connaître et comprendre les différentes procédures internes à l’attention des franchisés pour identifier clairement celles qui peuvent être digitalisées et donc optimisées.

Identifier les fonctionnalités clés

Un intranet franchisé doit être pensé selon la typologie de vos utilisateurs et voici quelques pistes de réflexion pour votre projet.

  • Réservez un espace privé pour les managers de vos enseignes pour leur permettre d’accéder à des informations plus précises et confidentielles quant à leur activité
  • Créez des communautés d’experts pour permettre à vos franchisés de solliciter vos collaborateurs ou leurs pairs afin de les aider à répondre à leurs questions et les faire progresser
  • Prévoyez une optimisation des process de publication de masse de document administratif ou financier pour vos équipes

Tous ces éléments ne sont que des exemples et doivent être imaginés selon vos spécificités. Ils feront l’objet d’échanges avec les consultants Inside et figureront dans l’arborescence de votre futur outil.

Évoquer rapidement les aspects techniques

Les enjeux techniques restent importants pour la mise en place d’un extranet franchisés et plus tôt ils sont traités et plus tôt ils sont réglés.

Voici une liste non exhaustive des quelques questions à se poser :

  • Vos franchisés vont-ils consulter l’extranet plutôt en mobilité ?
  • Quel système de notification mettre en place pour les inciter à consulter l’extranet ?
  • Les informations sur vos franchisés sont-elles disponibles dans votre Active Directory ?
  • Comment gérer les entrées et sorties des collaborateurs de vos franchisés ?

Nos équipes sont là pour vous accompagner sur tous ces points qui peuvent vous paraître complexes mais qui ont tous une solution.

Pour conclure

Quoiqu’il en soit, un des principaux défis à la mise en ligne d’un extranet franchisés réside dans son lancement auprès de vos cibles.

Ce lancement doit correspondre, dans le ton, à la communication que vous faites habituellement auprès de vos franchisés, mais ça, c’est l’objet d’un autre article 🙂