La personnalisation de votre intranet

Lors du salon de la Digital Workplace 2020, j’ai eu la chance de pouvoir m’exprimer sur l’intérêt de la personnalisation et l’hyperpersonnalisation des intranets et espaces collaboratifs.

Chez Intranet Inside nous aimons le sur-mesure, c’est même notre force principale.
En revanche, tout n’est pas forcément bon à personnaliser dans son intranet.

Alors comment déterminer ce qui est pertinent à customiser de ce qui ne l’est pas ?

La personnalisation de son intranet : un pari gagnant

C’est notre conviction la plus profonde : votre intranet doit être à votre image ou, plus précisément, à celle de votre entreprise 🙂

C’est pour cela que nous conseillons de consacrer de l’énergie à l’écoute des équipes, l’audit de l’existant, et à la conception fonctionnelle de la future plateforme.

Chaque étape du projet peut donner lieu à la personnalisation :

Pendant le cadrage

  • Adaptez votre intranet en fonction de l’existant, intégrez vous dans l’écosystème de l’entreprise. Par exemple, si une newsletter interne existe, complétez celle-ci finement pour ne pas faire doublon.
  • Définissez des personas : quelles sont les catégories d’utilisateurs les plus représentatives. Les personnes aux sièges ont-elles les mêmes besoins que sur le terrain ?

Pendant la conception

  • Définissez une arborescence d’intranet bien pensée, qui répartisse uniformément les contenus et services du site tout en étant simplissime pour les collaborateurs. Par exemple, si tout le monde visite l’intranet pour du contenu RH, ne pas hésiter à consacrer un “espace RH” dans le menu principal
  • La page d’accueil est essentielle. Elle se doit d’être un tableau de bord qui reflète toute l’activité de l’entreprise : chiffres quotidiens, actus, nouveaux collaborateurs, liens vers le reste de votre écosystème digital, …

Pendant la création graphique

  • Trouvez un nom et un logo mémorables pour votre intranet. Pour que les utilisateurs fassent de votre outil leur nouveau meilleur ami, il faut qu’ils sachent comment l’appeler. Sur + de 100 projets nous avons vu passer de si belles idées, il serait dommage de l’appeler tristement “Intranet Mon Entreprise”. → Place au brainstorm !
  • Offrez lui une interface graphique à votre image. Evidemment quand on parle de personnalisation on pense immédiatement au design de l’outil, c’est le look & feel qui donnera la première impression à l’utilisateur, et potentiellement le fidélisera. Un intranet peut être une oeuvre d’art… si si, je vous jure.

Après le développement et la mise en ligne

  • Étudiez régulièrement vos statistiques de visite. Elles sont en effet pleines d’apprentissages pour améliorer votre outil. Personne n’utilise une rubrique ou un service ? il est temps de l’améliorer ou de le personnaliser.
  • Rédigez des contenus répondant à une demande. A vous de définir un plan éditorial personnalisé afin de booster votre communication interne, et répondre aux attentes des équipes.

Attention à l’hyperpersonnalisation de son intranet

C’est quoi ?

Dans notre champ lexical, l’hyperpersonnalisation signifie que l’interface de l’intranet est totalement paramétrable par l’utilisateur lui-même.

Lors des réunions de début de projet avec nos clients, se pose régulièrement la question de ce que l’utilisateur a ou non le droit de personnaliser sur son interface.

Quel intérêt ? Quelles limites ?

Plusieurs idées sont alors pertinentes : s’abonner à des contenus, à des notifications sur certaines rubriques, pouvoir modifier ses raccourcis vers ses applications favorites, choisir sa langue, etc.

En revanche – pour la plupart des portails – nous préconisons souvent de ne pas laisser une amplitude de personnalisation trop forte à l’utilisateur.

Un intranet est avant tout un outil de communication, et il est obligatoire que les services communications ou métiers puissent contrôler ce qui est diffusé et bien reçu par les équipes.

Un outil intranet ou collaboratif sert souvent à fédérer les équipes quelque soit leurs localisations ou leurs fonctions, il serait dommage qu’un utilisateur n’accède qu’à une sous-sous-partie du contenu diffusé par l’entreprise parce qu’il a trop bridé son interface.

Autre inconvénient, certains de vos collaborateurs ne sont sans doute pas technophiles, et risquent de mal paramétrer leur outil si on leur laisse trop de marge de manoeuvre.

Enfin il faut noter qu’exiger du sur-mesure dans tous les recoins de votre intranet pourra engendrer un temps de projet plus long, un budget plus élevé, et potentiellement une maintenance plus complexe. (beaucoup de customs = développements sur-mesure = maintenance moins standard)Si après ces explications vous restez encore perplexe quant au degré de personnalisation pertinent pour votre projet, n’hésitez pas à nous contacter pour en discuter avec grand plaisir.