L’IHU Lyric centralise sa communication interne

L’IHU Lyric est un institut hospitalo-universitaire unique en son genre : implanté à Pessac, aux portes de Bordeaux, il réunit près de 200 personnes (cardiologues, chercheurs en biologie fondamentale, ingénieurs en IA et équipes support) dont la mission est de mieux comprendre et soigner les maladies du rythme cardiaque. Un environnement scientifique pointu, multi-sites, et rattaché à quatre institutions de tutelles différentes. Autant dire que faire circuler l’information n’a rien d’évident.

"C'est sur le commun, débrouille-toi."

Avant l’intranet, Mme Hans, responsable communication, travaillait avec ce qu’elle avait : des emails, un écran TV en cafétéria, et un email mensuel récapitulatif assemblé manuellement avec les différents services.

Le problème n’était pas le manque de volonté, mais l’absence d’outil adapté. Les cliniciens passaient leurs journées à l’hôpital. Certains chercheurs étaient basés dans d’autres instituts. Pour les toucher tous, il fallait soit surcharger les boîtes mail, soit accepter que l’information ne passe pas.
Côté documents, la situation n’était guère meilleure. Un serveur partagé baptisé « le commun » centralisait les ressources utiles. Du moins en théorie.
En pratique, personne ne s’y retrouvait (fichiers obsolètes, arborescence opaque) et en interne la réponse aux questions étaient souvent :

« C’est sur le commun, débrouille-toi. »

Un besoin d’intranet confirmé par le terrain

Le projet de création d’intranet n’est pas né d’une initiative isolée de la direction. Une enquête menée auprès des équipes a fait remonter ce besoin de manière convergente, à travers des entretiens individuels couvrant tous les profils de l’institut. Le signal était clair : les collaborateurs voulaient un endroit où trouver les infos.
Ce contexte a été déterminant. Quand un projet est porté par le terrain et pas seulement par la hiérarchie, l’adoption suit naturellement.

« En 3 minutes, on publie un contenu »

La solution déployée avec Intranet Inside couvre les besoins essentiels :

• Publication d’actualités
• Gestion documentaire
• Annuaire des collaborateurs
• Agenda des événements (avec inscription en ligne)
• et notifications mail et web pour les informations prioritaires.

Côté back-office, la prise en main a été immédiate. « En 3 minutes, on publie un contenu », selon Mme Hans. Pour une responsable com’ qui pilote seule la communication interne d’une structure de 200 personnes, c’est loin d’être un détail.

Une adoption immédiate de l’intranet

L’intranet était attendu. Dès le lancement, les connexions ont été nombreuses, et les retours positifs sur l’ergonomie et le design ont contribué à ancrer l’usage.

« Ça apporte un sentiment de cohésion interne qui se développe petit à petit. On le voit grâce aux likes, mais aussi parce qu’on a de plus en plus de demandes de mise en ligne d’informations. »

L’accompagnement des équipes Intranet Inside a également été salué : proactivité, réactivité face aux ajustements demandés en cours de projet, et une vraie capacité à s’adapter.

Son conseil pour lancer un intranet : commencer simple

Pour Mme Hans, la réussite d’un projet tient en une ligne : « Plus c’est simple, mieux c’est. »

Mieux vaut démarrer avec l’essentiel et étoffer l’intranet au fil des retours plutôt que de vouloir tout couvrir dès le départ, et risquer de se retrouver avec une usine à gaz que personne n’utilise.