La CAPSO modernise sa communication interne avec un nouvel intranet

Un intranet vieillissant et une communication interne à mieux structurer

Avant de travailler avec Intranet Inside, la CAPSO disposait déjà d’un intranet sous SharePoint. Mais l’outil était devenu trop rigide, aussi bien pour les utilisateurs que pour les équipes de communication.

La collectivité souhaitait disposer d’un outil plus moderne et intuitif, accessible sur ordinateur comme sur mobile. L’objectif était également de mieux structurer la communication interne, dont la diffusion reposait encore largement sur les e-mails.

Au-delà de l’accès à l’information, la CAPSO souhaitait aussi renforcer le sentiment d’appartenance à la collectivité.

Le choix d’un nouvel intranet répondait donc à plusieurs enjeux : faciliter la communication auprès de l’ensemble des agents, simplifier la gestion des contenus et disposer d’un outil capable d’évoluer dans le temps.

Un outil facile à administrer et adapté aux besoins de la CAPSO

Pour la collectivité, la simplicité d’administration était un critère important. L’intranet devait permettre aux équipes de communication de gérer leurs contenus facilement, tout en respectant l’identité visuelle de la CAPSO.

Comme l’explique Hélène Dilly :

« Pour nous, l’un des points les plus importants, c’était de pouvoir disposer d’un outil facile à administrer et suffisamment souple pour répondre à nos besoins. »

La possibilité d’intégrer la charte graphique de la collectivité et de faire évoluer l’outil dans le temps faisait également partie des attentes.

C’est notamment ce que permet une solution intranet conçue pour centraliser les informations et faciliter la communication interne.

Programmer les actualités, cibler les communications et faciliter l’accès aux outils

Le nouvel intranet offre à la CAPSO davantage de possibilités pour communiquer auprès de ses agents.

Les équipes peuvent programmer leurs actualités et leurs événements, cibler les communications par direction ou par site, et intégrer des photos et des vidéos pour animer l’intranet.

Les accès rapides présents sur la page d’accueil permettent également de retrouver les outils mis à disposition des agents.

Le nouvel intranet enrichit cette fonctionnalité avec des fenêtres d’information qui permettent de présenter les outils, d’intégrer des liens vers des tutoriels et de mettre à disposition des fiches de contact.

Ces informations sont ainsi accessibles directement depuis l’intranet.

Un organigramme interactif et un annuaire qui évolue avec les besoins

Parmi les fonctionnalités appréciées par les agents figure également l’organigramme interactif, qui permet d’associer un nom à un visage.

La CAPSO souhaitait aussi que son intranet puisse évoluer après son déploiement. La collectivité continue donc à faire évoluer l’outil en fonction de ses besoins.

Dernièrement, une fonctionnalité permettant de rechercher un contact par son numéro de téléphone dans l’annuaire a été mise en place avec Intranet Inside. Comme l’explique Théo Du Château, cette fonctionnalité est particulièrement pratique lorsqu’un collègue appelle.

Une adoption rapide et des actualités qui suscitent de l’engagement

En moins de dix mois, 80 % des utilisateurs ont accédé au nouvel intranet au moins une fois. Un chiffre qui témoigne de la prise en main progressive de l’outil par les équipes de la CAPSO.

Les actualités publiées sur l’intranet ont également recueilli plus de 600 likes, illustrant les interactions des agents avec les contenus diffusés.

Selon les intervenants, l’accueil du nouvel intranet a été extrêmement positif.

L’information est désormais plus facile d’accès et les notifications envoyées par e-mail permettent de consulter les actualités sans être trop envahissantes.

Les agents ont adopté l’outil rapidement. La collectivité a néanmoins mis en place un accompagnement pour faciliter sa prise en main, notamment auprès des équipes qui ne disposaient pas auparavant d’une identité numérique.

La CAPSO a ainsi accompagné les agents sur différents sites communautaires, notamment dans les services de collecte des déchets et de la petite enfance.

Un accompagnement qui se poursuit après le déploiement

La CAPSO souligne la qualité de la collaboration avec les équipes d’Intranet Inside, notamment leur réactivité et leur disponibilité.

Les présentations régulières des modules complémentaires permettent à la collectivité de découvrir les possibilités d’évolution de son intranet et d’envisager de nouvelles fonctionnalités pour ses agents.

L’objectif est de continuer à faire évoluer l’outil en fonction des besoins de la collectivité.

Les conseils de la CAPSO pour réussir son projet d’intranet

À travers ce retour d’expérience, la CAPSO partage deux conseils aux collectivités qui souhaitent lancer leur propre projet d’intranet :

• Bien définir les besoins des utilisateurs. Un intranet est avant tout conçu pour les agents. Il doit répondre à leurs besoins et à leurs usages.
• Miser sur l’accompagnement. Le déploiement d’un nouvel intranet doit s’accompagner d’un temps de découverte et de prise en main, notamment pour les agents qui ne disposent pas encore d’une identité numérique.

Ces deux recommandations résument l’approche défendue par la CAPSO : proposer un outil adapté aux besoins des utilisateurs et prendre le temps de les accompagner dans son adoption.