Par Pauline Leborgne le 11/10/2016

Annuaire intranet : les solutions pour gérer vos utilisateurs

Fédérez vos équipes grâce à un intranet engageant

Vous souhaitez mettre en place un annuaire dans votre intranet documentaire ou souhaitez rendre accessible votre intranet par login et mot de passe : voici quelques bases pour comprendre le fonctionnement et les solutions possibles pour gérer vos utilisateurs.

Qu’est-ce qu’un annuaire intranet et que contient-il ?

Commençons par le début et entendons-nous sur la notion d’annuaire intranet : il s’agit d’un répertoire mis à jour régulièrement qui regroupe des informations sur les collaborateurs (nom, prénom, e-mail, fonction, service…) de votre entreprise / entité.
Il peut également contenir un trombinoscope, c’est-à-dire une liste des photographies des collaborateurs de votre entreprise / entité.

Où sont stockées ces données et où puis-je les retrouver ?

Chaque entreprise possède une liste de ces informations (en général ces informations sont saisies à l’arrivée d’un nouveau collaborateur dans l’entreprise via une fiche de renseignement ou formulaire)

Faites appel à votre service SI/Informatique ou aux RH pour collecter / rassembler toutes les bases de données qui existent. Ces informations peuvent être présentes dans un Active Directory ou dans une base de données existante (exportable sous format Excel).

Qu’est-ce qu’un Active Directory (AD) et à quoi sert-il ?

Un Active Directory est l’annuaire référençant des personnes au sens informatique dans une entreprise. Il s’agit donc d’un outil du réseau interne de l’entreprise (pour les grandes entreprises ou groupe)

Il est possible techniquement d’interroger l’AD depuis votre intranet documentaire: il faut donc créer une connexion entre l’intranet et l’AD (cette connexion s’appelle LDAP).

Toutes les données utilisateurs sont récupérées, et parfois même permet une connexion automatique à l’intranet appelé SSO (Single Sign-On).

Je n’ai pas d’Active Directory, que faire ?

Pour mettre en place un annuaire dans votre intranet documentaire, il n’est pas obligatoire d’avoir un AD.

Une liste ou un fichier Excel comprenant toutes les informations de chaque utilisateur est suffisant pour permettre un import de vos utilisateurs afin qu’ils puissent se connecter en toute sécurité et/ou être visible dans un annuaire.
Il est également possible de connecter l’intranet aux comptes Google Apps de l’entreprise grâce à l’API de Google / Google connect. L’annuaire sera ainsi peuplé des informations des comptes Google Apps de chaque collaborateur.

En résumé, les solutions possibles :

Voici un récapitulatif des différences Active Directory / pas Active Directory pour vous permettre de choisir la meilleure solution :

Récupération des données utilisateurs / solutions	Avec un Active Directory	Sans Active Directory
Format	Connexion LDAP	Fichier Excel (CSV ou autre) ou gestion manuelle en back-office
Contraintes techniques / mise en place sur intranet	Besoin d’un accès à l’AD. Besoin d’un compte test pour tester la connexion ensuite sur l’intranet	Import du fichier Excel (import en masse)
Connexion à l’intranet	Automatique	Manuelle et sécurisée (avec login et mot de passe).
Identifiant	Récupéré automatiquement via LDAP	Un e-mail pour l’identifiant est recommandé. Il est préférable de laisser l’utilisateur choisir son mot de passe.
Mise à jour de l’annuaire	Automatique (fréquence de mise à jour à fixer avec votre prestataire via le “cron”)	Manuelle (en back-office). Ou possibilité de réimporter un fichier Excel pour une mise à jour massive
Coûts	€ € €	€
Délais de mise en place	moins d’une semaine (les délais peuvent varier selon les modalités d’accès à l’AD)	moins d’une journée
Interlocuteurs	techniques	non techniques