Engagez vos collaborateurs, quelque soit leur lieu de travail

Fédérez vos équipes grâce à un intranet engageant

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Toucher et impliquer vos salariés non connectés

La culture et les objectifs d’une organisation s’expriment par la communication, qu’elle soit interne ou externe. 

En interne, cette communication se produit de manière organique au sein des organisations, que cela soit voulu ou non.

Alors que les interactions quotidiennes entre collègues sont nécessaires et représentent un canal de communication indispensable, les organisations doivent s’assurer que l’information est correctement transmise et comprise.

Pour se faire, la communication interne doit toucher l’ensemble des collaborateurs, d’une manière ou d’une autre. Plus facile à dire qu’à faire… 

Des commerciaux en déplacements ? Des ouvriers sans ordinateurs fixes à disposition ? Des agents sur le terrain toute la journée ? Quelles que soient vos cibles, faire que la communication interne et que le message de l’entreprise les atteigne n’est parfois pas chose aisée. 

Nous allons ici vous présenter notre approche pour augmenter l’engagement de vos collaborateurs, quelle que soit leur situation, en mobilité ou “non connecté”. 

A quelle catégorie appartiennent vos équipes ?

Au fil de nos expériences, nous avons travaillé avec différentes typologies de clients ayant chacun leurs habitudes et organisations.

C’est en amont, dans la phase de conception, que nous allons comprendre les attentes des collaborateurs et créer un intranet adapté à leur quotidien. Voici quelques exemples de typologies rencontrées : 

  • Mairies, communes, villes : agents sur le terrain
  • Association : bénévoles, adhérents, mécènes et partenaires
  • Usines : salariés sans PC fixe à disposition
  • BtoB : commerciaux en mobilité
  • BtoC : vendeurs en boutique
  • BTP : intérimaires à accueillir et à briefer rapidement

La liste est presque infinie et chaque exemple possède ses particularités, ses habitudes qu’il faut prendre en compte dans sa stratégie de communication interne.

Un ouvrier sur une chaîne de production n’aura pas le même temps, les mêmes moyens ou les mêmes attentes qu’un agent de mairie fraîchement arrivé ou qu’un commercial 30 minutes avant un rdv client. 

Une fois que nous avons clairement identifier les cibles de notre communication, il faut se poser deux nouvelles questions : 

  • Quels sont les différents moyens à ma disposition pour m’adresser à lui ?
  • Comment j’apporte de la valeur à mon collaborateur ?

Identifier les canaux de communication de VOTRE entreprise

Privilégier le résultat de la communication plutôt que le contenu produit.

Bien qu’ils puissent travailler pour la même organisation, les salariés peuvent ne pas percevoir les choses de manière uniforme. En effet, différents groupes professionnels partageront leurs propres normes et valeurs, peut-être en raison de leur formation, de leur travail au quotidien ou simplement parce qu’ils sont éloignés du siège.

C’est pour ces raisons qu’il est indispensable d’adapter sa communication en fonction de sa cible, tant au niveau de la forme que du canal utilisé. 

Par exemple, un groupe de discussion en ligne peut être populaire auprès des employés de bureau mais avoir peu d’intérêt dans l’usine où personne n’a accès aux ordinateurs. Une affiche peut être un moyen puissant pour rappeler aux gens la sécurité au travail, mais inefficace pour expliquer les changements détaillés apportés aux procédures de l’entreprise.

Voici une liste non exhaustive de canaux et de leur utilisation potentielle :

Canal Déclinaison Valeur ajoutée
Forums Communautés d’expert  Appartenance à un groupe métier et expert
Groupes informels Appartenance à un groupe apparenté à mes centres d’intérêt
Ressources partagées Bornes PC fixe à disposition pour consulter l’intranet
Écran en salle de pause Partage interactif d’une information ponctuelle ou non
Affiches Information statique à fort impact
Communication à fréquence fixe Magazine interne Éditorialisation avancée possible
Newsletter Digest des dernières informations (actus, événements, documents…) 
Proximité Manager local Création d’ambassadeur et amélioration de la crédibilité du message
Évènement Renforcement du sentiment de communauté
Intranet Espace RH Regroupement des informations et outils RH (congés, mutuelle, formation…)
Gestion documentaire Mise à disposition des documents, procédures et guides utiles au quotidien

 

Nous continuons d’inventer avec nos clients de nouveaux moyens de communiquer pour nous adapter aux évolutions du monde du travail et des technologies à disposition. La communication se doit d’être en perpétuelle évolution, tout comme l’intranet. 

Attention cependant à ne pas créer une usine à gaz, il est primordial de ne pas perdre le collaborateur en multipliant les outils et provoquant des doublons.

Des contenus qui apportent de la valeur

Souvent nos clients nous demandent d’amener les collaborateurs sur l’intranet, or cela ne se produira que s’il y trouve un intérêt personnel. On ne peut pas directement forcer un salarié à se connecter à l’intranet, il faut lui donner des raisons d’y aller.

Voici différents exemples que nous avons pu utiliser avec nos clients :

  • Fiches produits commerciales exhaustives
  • Formulaires d’achat de fournitures
  • Demande de congés
  • Menu de la cafétéria
  • Présentation des nouveaux arrivants
  • Anniversaires des collaborateurs
  • Boîte à outil complète avec tutoriels 
  • Groupes collaboratifs
  • Newsletter régulière
  • Et bien d’autres que nous réservons à nos clients 😉

L’idée ici est de mettre en place un intranet qui deviendra la référence pour l’ensemble de vos collaborateurs, quelles que soient leurs habitudes de travail. La conduite du changement visera à créer un réflexe chez les utilisateurs, dès qu’ils auront une question ou besoin de quelque chose, l’intranet devra pouvoir y répondre d’une manière ou d’une autre (document, actualité, lien vers un outil externe, annuaire…). 

Toucher les collaborateurs avec des PC fixes attribués est plutôt simple, la tâche se complexifie dès que l’on sort de cette typologie classique. Nous espérons vous avoir apporter différents éléments de réponse pour vous guider dans votre communication interne et la mise en place de votre intranet. 

N’hésitez surtout pas à nous contacter pour échanger directement avec nos équipes et créer une stratégie de communication interne adaptée à vos besoins.