Sondez vos équipes avant votre refonte d’intranet pour identifier les besoins
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Avant d’attaquer la refonte de votre intranet, il est pertinent de demander un retour d’information aux principaux intéressés : les collaborateurs et autres parties prenantes.
Tout d’abord, il est primordial de réaliser une série d’interviews qualitatives. Celles-ci sont réalisées en face à face avec les principaux intéressés. Un seul but : identifier leurs besoins, usages et attentes.
Puis, en complément, un sondage en ligne permet de toucher une plus large audience et de s’assurer d’avoir remonté l’exhaustivité des besoins et informations quitte à en faire le tri pour la réalisation du cahier des charges.
Identifier les besoins : envoi d’un e-mailing
Afin d’obtenir un maximum de participation, pensez à l’envoi d’un e-mailing via votre outil interne, ou en utilisant une solution commerciale type MailChimp. Afin de s’assurer du maximum de réponses, assurez-vous d’expliquer à vos collaborateurs les enjeux de ce sondage ainsi que l’importance de leur réponse dans le projet à venir.
Ci-dessous un exemple de message à personnaliser :
Nouvel intranet : nous avons besoin de votre avis
Bonjour à tous,
J’ai le plaisir de vous informer que vous disposerez prochainement d’un nouvel intranet !
Cette plateforme se voudra plus actuelle et adaptée à vos besoins, partageant avec dynamisme les actualités du groupe, événements et ressources métiers.Et dans ce cadre, nous souhaitons connaître votre avis et vos attentes : voici un rapide questionnaire qui nous aidera à vous offrir le meilleur outil. Merci d’avance de votre participation
Alain Tranet – Département communication interne
Identifier les besoins : contenu du sondage
Si votre intranet d’entreprise ne dispose pas d’outil de sondage, créez votre questionnaire gratuitement sur Google Forms. Vous récupérerez ensuite la liste des contributions au format Excel.
Pour optimiser le taux de participations, veillez à ne pas rendre obligatoire les questions ouvertes. Vous pouvez ainsi compléter chaque question à choix multiples obligatoire d’une case de remarque facultative.
En plus du feedback obtenu, ce type questionnaire permettra d’impliquer les équipes autour de la création ou la refonte de votre intranet, et donc de favoriser son adoption !
Vous pouvez télécharger notre modèle de formulaire pour remonter le besoins de vos parties prenantes.
