Sondez vos équipes avant votre refonte d’intranet pour identifier les besoins

Avant d’attaquer la refonte de votre intranet, il est pertinent de demander un retour d’information aux principaux intéressés : les collaborateurs et autres parties prenantes.

Un sondage intranet, bien conçu, vous permet d’identifier leurs besoins, usages et attentes. C’est un outil précieux pour éviter les angles morts et prioriser les fonctionnalités réellement utiles.

Vous pouvez aussi réaliser une série d’interviews qualitatives.

Celles-ci sont réalisées en face à face avec les collaborateurs mais un sondage en ligne permet de toucher une plus large audience et de s’assurer d’avoir remonté l’exhaustivité des besoins et informations quitte à en faire le tri pour la réalisation du cahier des charges.

Dans cet article, nous vous guidons pas à pas pour :

• Définir les objectifs de votre sondage intranet
• Bien le diffuser auprès des collaborateurs
• Poser les bonnes questions (avec exemples)
• Et analyser efficacement les retours pour orienter votre refonte
• Bonus : un modèle de sondage à télécharger

Définir les objectifs du sondage intranet

Avant même de rédiger les premières questions, il est essentiel de clarifier ce que vous attendez de ce sondage.

Souhaitez-vous identifier les points faibles de l’intranet actuel ?

Comprendre les attentes fonctionnelles ? Mesurer la satisfaction globale ?

Cette étape vous évitera de poser des questions inutiles ou trop générales, et facilitera l’analyse des réponses. Un sondage bien ciblé est non seulement plus efficace, mais aussi plus engageant pour les salariés.

Identifier les besoins : envoi d’un e-mailing

Afin d’obtenir un maximum de participation, pensez à l’envoi d’un e-mailing via votre outil interne, ou en utilisant une solution commerciale type MailChimp. Afin de s’assurer du maximum de réponses, assurez-vous d’expliquer à vos collaborateurs les enjeux de ce sondage ainsi que l’importance de leur réponse dans le projet à venir.

Ci-dessous un exemple de message à personnaliser :

Nouvel intranet : nous avons besoin de votre avis
Bonjour à tous,
J’ai le plaisir de vous informer que vous disposerez prochainement d’un nouvel intranet !
Cette plateforme se voudra plus actuelle et adaptée à vos besoins, partageant avec dynamisme les actualités du groupe, événements et ressources métiers.Et dans ce cadre, nous souhaitons connaître votre avis et vos attentes : voici un rapide questionnaire qui nous aidera à vous offrir le meilleur outil. Merci d’avance de votre participation
Alain Tranet – Département communication interne

Identifier les besoins : contenu du sondage

Si votre intranet d’entreprise ne dispose pas d’outil de sondage, créez votre questionnaire gratuitement sur Google Forms. Vous récupérerez ensuite la liste des contributions au format Excel.

Pour optimiser le taux de participations, veillez à ne pas rendre obligatoire les questions ouvertes. Vous pouvez ainsi compléter chaque question à choix multiples obligatoire d’une case de remarque facultative.

En plus du feedback obtenu, ce type de questionnaire permettra d’impliquer les équipes autour de la création ou la refonte de votre intranet, et donc de favoriser son adoption !

📋 Exemples de questions à poser dans un sondage intranet :

• Quelles informations consultez-vous le plus souvent sur l’intranet actuel ?
• Quelles difficultés rencontrez-vous pour accéder aux contenus internes ?
• Quels outils aimeriez-vous retrouver dans le futur intranet ?
• Avez-vous des suggestions de nom pour le futur intranet ?
• Quelle est votre satisfaction globale vis-à-vis de l’intranet actuel (sur une échelle de 1 à 10) ?
• Avez-vous des idées ou attentes spécifiques pour améliorer la communication interne ?

Privilégiez une combinaison de questions fermées pour les analyser facilement, et de champs libres pour obtenir des retours détaillés.

Plus qu’un clic pour télécharger votre modèle de sondage

Remplissez ce formulaire et on vous l’envoie :