Intranet et extranet sont souvent confondus par le grand public alors qu’il s’agit de deux outils différents avec des objectifs différents. Ils jouent un rôle central dans les stratégies de communication internes et externes des organisations notamment quand diffuser de l’information devient un enjeu stratégique.
Cet article explique les différences entre intranet et extranet, les bénéfices apportés par ces outils et vous aide à choisir la solution la plus adaptée à votre organisation.
Qu’est-ce qu’un intranet ?
L’intranet d’entreprise est un espace privé accessible aux collaborateurs d’une organisation. Il centralise des informations, des documents et des accès vers les outils de travail (Teams, visioconférence, emails, espace documentaire, etc.).
Autrefois, l’intranet faisait référence à un simple réseau informatique privé. Aujourd’hui l’intranet d’entreprise est devenu un vrai logiciel de communication interne utilisé pour fluidifier les échanges et améliorer la productivité.
Cas d’usage de l’intranet :
- Diffuser de l’information
- Centraliser des ressources
- Développer ou entretenir une culture d’entreprise
Bénéfices de l’intranet :
- Gain de temps pour les équipes
- Moins de sollicitations (emails, interruptions)
- Faciliter la communication interne
- Améliorer la productivité et la collaboration
- Évaluer l’impact de la communication interne avec des chiffres
Qu’est-ce qu’un extranet ?
L’extranet est un espace de communication sécurisé qui permet à des personnes extérieures à une organisation d’accéder à des informations ou des documents. Ces personnes peuvent être des clients, des membres d’une filiale, des fournisseurs ou des franchisés.
Grâce à cet outil, il est possible de communiquer facilement avec l’extérieur sans compromettre les espaces de travail ou documents internes de l’organisation. Il permet d’informer ses partenaires via un unique espace centralisé accessible en dehors de la structure.
L’accès à l’extranet se fait généralement via un site protégé par un identifiant et un mot de passe fourni par l’administrateur de l’extranet.
Cas d’usage de l’extranet
- Portail documentaire : partage de contrats ou autres documents.
- Portail clients : suivi des commandes, des factures et des livraisons.
- Portail franchisés ou distributeurs : accès aux contenus de marque, catalogues produits et actualités du réseau.
- Portail fournisseurs : partage des devis, bons de commande, suivi des paiements et partage des factures.
Bénéfices de l’extranet :
- Valoriser l’image de marque
- Renforcer la satisfaction clients
- Standardiser la communication externe
- Réduire la charge de travail des équipes
- Respecter les obligations de reporting
- Sécuriser les échanges sensibles avec ses clients et fournisseurs
Quelle est la différence entre un intranet et un extranet ?
La différence entre intranet et extranet est principalement due aux publics auxquels ils s’adressent. L’intranet sert principalement à communiquer à l’intérieur. L’extranet avec l’extérieur.
Un tableau comparatif sera plus parlant :
| Critère | Intranet | Extranet |
|---|---|---|
| Objectif | Communiquer en interne et améliorer la collaboration | Partager des informations avec l’extérieur |
| Accès | Salariés, membres | Clients, fournisseurs, partenaires |
| Contenu partagé | Actualités, documents, informations RH, organigramme, annuaire, etc. | Factures, devis, contrats, etc. |
| Plus-value | Productivité et engagement des salariés | Satisfaction clients et partenaires |
Quand choisir un intranet ?
Votre entreprise peut avoir besoin d’un intranet si..
- Les équipes passent leur temps à rechercher l’information
- Sa stratégie globale n’est pas comprise ou relayée sur le terrain
- Ses outils et documents sont dispersés entre différents logiciels
- Vos équipes sont en télétravail ou dans des géographies différentes
- Vous voulez renforcer la culture d’entreprise et l’engagement des collaborateurs
Quand choisir un extranet ?
Votre entreprise peut avoir besoin d’un extranet si..
- Elle doit partager des documents sensibles avec des tiers en toute sécurité (contrats, devis, etc.).
- Elle veut proposer un portail client ou un espace partenaire en self service pour faciliter les échanges
- Elle doit coordonner un réseau étendu (fournisseurs, distributeurs ou un réseau de franchises) en centralisant des ressources, des procédures ou des actualités.
3 questions à se poser avant de lancer un intranet ou un extranet
Quel est votre objectif principal ?
Mieux diffuser la vision et la stratégie de votre organisation ? Renforcer le sentiment d’appartenance ? Informer vos partenaires ou franchisés ?
C’est votre « pourquoi ». Il vous permettra d’identifier vos objectifs pour les aligner avec la solution adaptée.
Qui doit avoir accès à l’information ?
Cela permet d’identifier votre public cible : collaborateurs internes ou personnes extérieures. À partir de là, votre choix s’orientera naturellement vers l’intranet si l’information doit rester dans l’organisation, ou l’extranet si elle doit sortir.
Que veut-on partager ?
S’agit-il d’informations internes (actualités, documents, procédures, ressources RH) ou au contraire de contenus destinés à des tiers (clients, partenaires, fournisseurs) ?
Pourquoi choisir Intranet Inside comme intranet ou extranet ?
- Pour centraliser vos contenus dans un espace unique, pensé pour connecter les collaborateurs qu’ils soient au siège ou sur le terrain.
- Pour sa simplicité d’utilisation : chaque collaborateur accède à l’information facilement sur ordinateur ou sur téléphone et trouve ce qu’il cherche en quelques clics.
- Pour sa polyvalence en tant que solution intranet de communication ou solution extranet.
Intranet Inside centralise les informations de votre organisation dans un espace unique depuis lequel vos collaborateurs ou vos partenaires accèdent aux documents et ressources dont ils ont besoin.
Conclusion
En combinant intranet et extranet, une entreprise peut fluidifier sa communication globale : l’un consolide les échanges internes et l’engagement des collaborateurs, l’autre optimise la collaboration avec les clients, fournisseurs et partenaires.
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Questions fréquentes
intranet et extranet
Un réseau intranet est un espace numérique interne à une organisation, accessible uniquement aux collaborateurs. Il permet de centraliser les informations, partager des documents et fluidifier la communication interne.
Basé sur les mêmes technologies qu’internet, il fonctionne en circuit fermé et sécurisé, garantissant la confidentialité des données.
Un réseau extranet sert au partage d’informations avec des acteurs externes à l’entreprise. Il est accessible depuis n’importe quel appareil connecté à internet. Son accès est filtré grâce à une identification par mot de passe. L’extranet permet d’ouvrir le système d’information d’une entreprise à des partenaires extérieurs : clients, fournisseurs, filiales, etc.
L’intranet est interne à l’entreprise ou à l’organisation et est réservé aux collaborateurs, alors que l’extranet est ouvert à des tiers (clients, partenaires, etc.). L’intranet renforce la communication interne et la cohésion d’équipe, l’extranet améliore la collaboration externe et le service client
Si vos besoins concernent la communication interne, le partage documentaire ou la diffusion de la stratégie, l’intranet est le bon choix.
Si vous devez échanger des données avec des acteurs externes ou offrir un portail client ou fournisseur, l’extranet sera plus adapté.
Un intranet est l’espace numérique privé réservé aux salariés. Un extranet ouvre un accès contrôlé à des tiers (clients, partenaires, fournisseurs). Le portail désigne l’interface d’accès qui centralise contenus, applications et services sans être forcément verrouillée.
Utilisez la double authentification, limitez les droits d’accès au strict nécessaire, chiffrez les données et mettez à jour régulièrement la plateforme. Ajoutez un suivi des connexions et réalisez des sauvegardes pour éviter des pertes de données.
Définissez et mesurez les indicateurs d’usage et d’impact tels que le taux d’adoption, la fréquence et la durée de consultation ainsi que la satisfaction des utilisateurs.
