Qu’est-ce qu’un extranet ?
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Savez-vous vraiment ce qu’est un extranet et comment cet outil collaboratif peut booster votre productivité ?
Si vous vous posez ces deux questions, vous êtes au bon endroit ! Dans cet article, nous vous proposons de percer tous les secrets de l’extranet. nous allons vous dévoiler tout ce que vous devez savoir pour comprendre l’intérêt de l’extranet et choisir LA solution adaptée à votre contexte.
Prêt.e à plonger dans cet univers passionnant ? C’est parti !
C’est quoi un extranet ?
Définition d’un extranet
Un extranet est un réseau privé qui utilise les protocoles d’internet pour partager de manière sélective des informations avec des partenaires extérieurs à l’entreprise.
Concrètement, l’extranet permet d’étendre l’intranet de l’entreprise à des utilisateurs extérieurs via internet, tout en conservant un haut niveau de sécurité.
Les différents types d’extranets
Il existe trois grands types d’extranets qui répondent à des besoins différents :
L’extranet classique
L’extranet “classique” désigne un extranet fermé, réservé à un nombre limité de partenaires identifiés et autorisés : clients, fournisseurs, prestataires, etc. L’accès se fait via des identifiants et mots de passe dédiés.
Ce type d’extranet est idéal pour partager des informations confidentielles de manière sélective.
L’extranet social
L’extranet social étend l’expérience des réseaux sociaux d’entreprise à des partenaires externes.
Il facilite les interactions sociales et le travail collaboratif entre les employés et les partenaires extérieurs.
L’extranet collaboratif
L’extranet collaboratif met l’accent sur le travail collaboratif et le partage de documents entre l’entreprise et ses partenaires externes.
Les fonctionnalités phares sont la gestion de projets, le travail en équipe, la mise en commun de documents, l’archivage sécurisé, etc.
Les principales fonctionnalités d’un extranet
Les extranets permettent de bénéficier de nombreuses fonctionnalités facilitant la communication et la collaboration avec des utilisateurs externes.
Voici les principales :
- Annuaire des contacts : retrouvez facilement les coordonnées des contacts externes autorisés.
- Gestion des habilitations (ou gouvernance) : définissez précisément les droits d’accès de chaque partenaire externe.
- Agenda partagé : planifiez des réunions et des événements avec les partenaires.
- Messagerie instantanée : communiquez en direct par chat ou visioconférence.
- Gestion de projet : pilotez vos projets (tâches, délais, livrables) de manière collaborative.
- Gestion documentaire : partagez et archivez vos documents en toute sécurité.
- Formulaires et workflows : optimisez la circulation des validations, commandes, etc.
- Tableaux de bord : suivez l’activité sur l’extranet (connexions, contenus consultés, etc).
Les avantages d’un extranet
Amélioration de la communication interne
L’extranet facilite grandement la communication avec vos partenaires externes en leur donnant un accès sélectif à votre système d’information interne. Fini les échanges d’e-mails volumineux, place à la centralisation !
Collaboration renforcée
Grâce aux fonctionnalités collaboratives (gestion de projet, travail en équipe, partage de documents, agendas partagés…), l’extranet booste l’efficacité de vos équipes étendues.
Gain de temps
Plus besoin de gérer la distribution d’informations à vos partenaires manuellement : l’extranet centralise et automatise ce processus.
Sécurité renforcée
Les accès sélectifs et la gestion des habilitations offrent un excellent niveau de sécurité, bien supérieur aux échanges par e-mail.
Choisir un extranet adapté à vos besoins
Pour choisir l’extranet le mieux adapté à vos besoins, voici quelques critères clés à analyser :
- Vos objectifs précis : productivité, communication, support, etc. ?
- Le nombre d’utilisateurs externes à intégrer.
- Le niveau de sécurité exigé.
- Votre budget pour l’extranet.
- Les fonctionnalités dont vous avez impérativement besoin.
- L’ergonomie et la facilité d’utilisation.
- L’assistance et la formation fournies.
- La possibilité d’intégration avec vos autres systèmes.
- Les options de personnalisation proposées.
- La réputation de l’éditeur et les retours d’expérience d’utilisateurs.
Prenez le temps d’évaluer précisément vos attentes pour trouver l’extranet le plus adapté !
Quel est le coût d’un extranet ?
Le coût d’un extranet varie en fonction de nombreux paramètres :
- Le nombre d’utilisateurs ;
- Le volume de stockage nécessaire ;
- Les fonctionnalités activées ;
- L’assistance requise ;
- La personnalisation ;
Et là aussi deux écoles s’opposent :
- Les solutions extranets proposant un coût mensuel à l’utilisateur : la facture peut rapidement monter si vous avez un grand nombre d’utilisateurs et que vous envisagez un projet pour les prochaines années (par exemple : 500 utilisateurs à 3 euros vous donnera un budget de 18000 euros par an, soit 54000 euros au bout de 3 ans)
- Les solutions extranets proposant un coût d’acquisition : vous payez un coût fixe avec un nombre illimité d’utilisateurs. Seule la maintenance est à prévoir.
Pour réduire les coûts, optez pour la solution extranet qui s’adapte à vos besoins réels !
Comment faire adopter un extranet en interne ?
Pour garantir le succès de votre projet extranet, voici quelques bonnes pratiques d’accompagnement au changement :
- Expliquez clairement les objectifs et les bénéfices attendus pour mobiliser vos équipes.
- Formez vos utilisateurs pour une prise en main efficace de l’extranet.
- Accompagnez-les dans la constitution des premiers contenus pour un démarrage actif.
- Valorisez les premières réussites et les bonnes pratiques pour donner envie.
- Récoltez régulièrement les retours utilisateurs pour faire évoluer l’outil (via SurveyMonkey par exemple).
- Animez la communauté d’utilisateurs par des challenges, des annonces, etc.
En prenant soin des utilisateurs, vous garantirez l’adoption et le succès de votre projet extranet !
Intranet Inside comme extranet
Intranet Inside est une solution extranet complète et évolutive.
La solution est dotée de toutes les applications nécessaires pour fluidifier la communication interne, centraliser les informations clés pour vos partenaires, renforcer la collaboration et bien plus encore.
Extranet de franchisés, extranet clients, extranet adhérents… De nombreuses organisations s’appuient sur l’expertise d’Intranet Inside pour leur extranet, à l’image d’Ixina France, d’Objectifs Pharma, d’Agences Réunies, d’Unipex, du Secours Populaire ou encore du syndicat FEPS.
En conclusion
Nous avons fait le tour des principaux aspects à connaître sur les extranets : définition, types, fonctionnalités, avantages, critères de sélection, coûts, accompagnement au changement…
Grâce à cet article, vous disposez de toutes les clés pour comprendre l’intérêt de l’extranet et choisir la solution adaptée à vos besoins. N’hésitez pas à tester plusieurs options pour trouver celle qui répondra le mieux à vos attentes !
L’extranet deviendra rapidement un atout majeur pour optimiser votre communication et vos collaborations avec vos partenaires externes. Alors, à vous de jouer !
