Comment choisir le meilleur logiciel intranet pour votre entreprise ?

01. Clarifiez vos besoins et objectifs

Cette première étape fondamentale va fixer les critères objectifs pour présélectionner les logiciels intranet. Un travail collaboratif est nécessaire en amont pour rédiger votre cahier des charges fonctionnel.

Recueillez les besoins précis des futurs utilisateurs

Sondez vos collaborateurs, organisez des ateliers ou entretiens avec les principaux utilisateurs de l’intranet dans chaque service : RH, informatique, production, commercial, communication… Cela vous permettra de recenser des besoins concrets du terrain.

Appuyez-vous sur les problèmes à résoudre

Compilez les problèmes de communication interne, de collaboration, de partage d’information que vous souhaitez résoudre grâce au futur intranet.

Ces usages métiers sont votre point de départ.

Définissez votre vision cible de l’intranet idéal

Décrivez précisément à quoi ressemblerait le logiciel intranet optimal et parfaitement adopté dans votre organisation. Cette « vision » guidera vos choix.

Inspirez-vous des meilleures pratiques du marché

Effectuez un benchmark des fonctionnalités proposées par les logiciels intranet leaders et celles qui pourraient vous apporter le plus.

Structurez votre cahier des charges fonctionnel

Sur cette base solide, vous pouvez structurer votre cahier des charges en grandes rubriques : parcours utilisateurs, communication corporate, outils collaboratifs, gestion des connaissances, réseau social d’entreprise, design et expérience utilisateur, sécurité, accessibilité…

Plus votre cahier des charges fonctionnel sera précis, plus vous pourrez comparer objectivement les offres des solutions intranets.

02. Présélectionnez les logiciels les plus adaptés

Sur la base de votre cahier des charges, établissez une short-list des 4-5 logiciels intranet du marché répondant a priori le mieux à vos besoins métiers et objectifs.

Cette présélection va vous permettre d’éliminer les solutions moins adaptées et d’identifier les logiciels à étudier plus en détails !

Critères de présélection :

• Le logiciel cible-t-il les entreprises de votre taille ?
• L’éditeur est-il un acteur reconnu des intranets ?
• Le logiciel couvre-t-il vos cas d’usage sur le papier ?
• Permet-il une intégration avec votre SI existant ?
• Quel niveau de personnalisation est possible ?
• La solution dispose-t-elle de clients de référence dans votre secteur ?

Avec ces critères objectifs, vous pouvez rapidement créer une première short-list solide.

03. Évaluez les logiciels finalistes en profondeur

Nous allons maintenant analyser en détail les capacités des logiciels intranet retenus dans votre short-list.

Votre analyse multicritère va vous permettre de départager les offres et d’identifier la solution intranet idéale.

La richesse fonctionnelle

Passez en revue les fonctionnalités proposées et vérifiez qu’elles couvrent parfaitement vos cas d’usage identifiés dans le cahier des charges :

• Communication interne : publier des actualités, créer des newsletters, réaliser des sondages…
• Collaboration : partager des documents, outils de planification, tableaux de bord…
• Annuaire et profils : création de profils riches, annuaire unifié, fiches métiers…
• Réseau social : messagerie instantanée, forums, commentaires, groupes privés…
• Gestion des connaissances : annuaire des experts, bases de connaissances, blogs…

Plus le logiciel fédère ces briques, plus il créera de la valeur pour vos équipes.

L’intégration avec votre système d’information

Analysez la capacité du logiciel à s’interfacer simplement avec votre paysage applicatif existant : messagerie, annuaires, stockage, ERP, SIRH…

Cette intégration fluidifie l’accès à toutes les informations et favorise l’adoption par les utilisateurs.

L’ergonomie et l’expérience utilisateur

Évaluez :

• La personnalisation de la charte graphique ;
• La simplicité de navigation et la facilité d’utilisation ;
• L’application mobile et l’expérience responsive ;
• L’innovation continu de la solution dans le temps ;

Plus l’ergonomie est soignée, plus le logiciel intranet sera utilisé et apprécié au quotidien.

La sécurité, l’accessibilité et les services

Vérifiez :

• Les certifications et audits de sécurité réguliers ;
• Le chiffrement des données ;
• L’hébergement chez un acteur européen de référence ;
• La conformité RGPD ;
• L’accessibilité de l’intranet pour tous les collaborateurs ;
• Les services inclus : formations, paramétrages, support…

Consolidez vos évaluations dans une grille multicritère pour comparer objectivement les offres et identifier le meilleur logiciel intranet.

04. Impliquez les décideurs et planifiez le changement

Validez le choix final de la solution intranet avec la direction générale.

Prévoyez ensuite un plan d’accompagnement des utilisateurs pour garantir l’adoption du nouvel outil.

Formez des community managers en interne pour animer la plateforme sur la durée.

En conclusion

En suivant cette méthodologie en 4 étapes, vous pourrez :

• Clarifier vos objectifs et besoins dans un cahier des charges détaillé ;
• Présélectionner les logiciels intranet pertinents pour votre contexte ;
• Les évaluer de manière approfondie et multicritère ;
• Impliquer les décideurs et accompagner le changement ;

Vous trouverez ainsi le logiciel intranet parfaitement aligné sur vos attentes qui transformera durablement la collaboration et la communication au sein de votre entreprise !