Inside, la solution Intranet pour les études notariales

Fédérez vos équipes grâce à un intranet engageant

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Face à l’épidémie mondiale, les études notariales ont dû adapter leurs stratégies et leurs habitudes afin de continuer à répondre aux attentes de leur clientèle dans les meilleurs délais. Dans ce processus d’adaptation, il était nécessaire d’adopter de nouvelles méthodes de travail internes leur permettant d’optimiser leur communication interne et leur productivité. Parmi les outils mis en place, la création d’un intranet a été une réponse à ces enjeux pour les études notariales. 

 

Les 3 bénéfices d’une solution intranet pour une étude notariale  

Pour une étude notariale, la mise en place d’un intranet porte souvent 3 objectifs :
– simplifier et sécuriser l’accès à l’information pour ses équipes ;
– garantir leur productivité ;

– renforcer la marque employeur.

En effet, le premier avantage d’un intranet pour une étude notariale est de faciliter l’accès aux diverses informations (actualité de l’étude, nouvelles réglementations, gestion des documents partagés, savoir-faire, procès-verbal de comité d’entreprise, etc.).

Ensuite, en centralisant l’ensemble des informations utiles pour ses collaborateurs sur un intranet sécurisé, il devient plus aisé pour ces derniers de rechercher les informations pertinentes pour leur activité ou pour leur vie au sein de l’étude et ainsi d’améliorer directement leur productivité.

Enfin, l’intranet va aussi être un nouveau levier pour renforcer sa marque employeur. En mettant en avant les nouveaux collaborateurs, en partageant les prises de parles des associés ou encore en communiquant sur les événements internes à venir, l’intranet permet de développer la cohésion d’équipe et de créer un sentiment d’appartenance utile au bien-être des collaborateurs.

Nos conseils pour bien cibler les besoins d’une étude notariale

 

Afin de construire un intranet répondant au mieux aux besoins du cabinet, l’étude notariale se doit – en amont du travail de conception réalisé avec l’agence – de sonder et vérifier les attentes de ses collaborateurs. Si vous souhaitez être conseillés dans la construction de votre cahier des charges, vous pouvez lire notre article ici

Quel interlocuteur doit communiquer 

Avant même de construire votre cahier des charges, la première étape sera d’identifier les interlocuteurs principaux qui devront contribuer à la création d’informations sur l’intranet – généralement les fonctions de Secrétaire Général et ses adjoint.e.s, voire de direction des systèmes d’information et de knowledge management. L’idée sera alors de regrouper les besoins de communication de chaque interlocuteur en termes de communication ascendante ou descendante.

Quelle information souhaite-il communiquer 

La seconde étape sera de définir tous les types de contenus voulant être partagés aux collaborateurs (actualités, documents, nouveaux arrivants, offres d’emplois, prises de parole des associés, etc.) puis d’associer un interlocuteur privilégié qui aura la responsabilité de ses contenus. Par exemple, l’équipe du Secrétaire Général se chargera généralement de diffuser une communication descendantes via les actualités et les événements du cabinet. 

À qui souhaite-il la communiquer 

La troisième étape sera de définir quels collaborateurs associer aux différents types de communication. Par exemple, certains documents pourront être visibles seulement par le comité de direction tandis que des événements pourront concerner seulement certaines équipes du cabinet. 

Les fonctionnalités pertinentes pour l’intranet de votre étude notariale

Les fonctionnalités essentielles pour l’intranet d’une étude notariale sont généralement : 

  • les actualités : mettre en avant des nouvelles signatures, des prises de parole des associés, des lettres d’information
  • les événements : convier les collaborateurs à des événements internes comme des réunions plénières ou externes comme des cocktails ou pot de départ afin de renforcer la cohésion des équipes 
  • l’annuaire : contacter rapidement un interlocuteur ayant un savoir-faire spécifique ainsi que les membres de son équipe, mais aussi identifier les responsables hiérarchiques des collaborateurs
  • la réservation de salle : réserver les salles du cabinet sur une plateforme commune permettant de notifier les autres utilisateurs de l’intranet via des invitations 
  • l’espace RH : regrouper l’ensemble des documents utiles à la formation des nouveaux collaborateurs, la gestion des congés, la gestion des absences, la convention collective, etc. 
  • les mouvements : mettre en avant les nouveaux collaborateurs ou les nominations des collaborateurs au sein du cabinet 
  • les offres d’emploi : mettre en avant l’extension du cabinet et encourager les évolutions de carrière et mobilités internes en amont des candidatures externes
  • les outils : rassembler l’ensemble des outils de plateformes et externes et les liens utiles à la bonne réalisation des missions 
  • les groupes : encourager l’entraide et le partage d’information des collaborateurs au sein de leurs équipes ainsi que les dialogues informels renforçant la cohésion du cabinet 
  • les droits avancés : communiquer des informations seulement à une certaine direction / comité