L’intranet collaboratif, point d’entrée vers tout l’écosystème digital interne ?

Avant de se lancer dans la création de votre intranet, il est toujours nécessaire de bien connaître votre écosystème digital interne.

Quels sont les outils existants au sein de votre entreprise ? Est-ce que certains services utilisent des outils spécifiques ?

L’objectif de votre projet est de rationaliser les usages en interne pour éviter les doublons de fonctionnalités, de garantir la bonne appropriation des outils existants par les utilisateurs et de trouver le positionnement adéquat pour votre futur intranet.

Créer un portail d’accès aux ressources

L’intranet est avant tout un outil de travail. Il faut donc qu’il permette aux collaborateurs d’être efficaces dans leur recherche de l’information, de l’outil ou du contenu qu’ils sont venus chercher.

• Mettez en avant (par exemple sur la page d’accueil) les outils indispensables au quotidien pour faire gagner du temps
• Utilisez l’intranet pour optimiser votre gestion des connaissances (Knowledge Management) et des contenus
• Identifiez les besoins des collaborateurs pour mieux y répondre et organisez votre intranet en fonction
  ✦ Les procédures sont les documents les plus consultés ? Il faut les faire remonter sur la page d’accueil
  ✦ Le menu de la cantine intéresse et génère du trafic ? Créons un encart dédié 
  ✦ Chaque métier possède ses outils mais passeront-ils pour autant par l’intranet pour y accéder ? Si non, laissons simplement un lien dans une boîte à outils dédiée sans les mettre particulièrement en avant
  ✦ …
• Afin que l’intranet devienne LA référence, il doit être complet, exhaustif et à jour afin de gagner la confiance des salariés et créer un réflexe chez eux
• Étant données les usages mobiles actuels, il est indispensable que l’intranet soit inclusif, accessible par tous et partout sans altérer l’expérience utilisateur

Il est important que l’intranet collaboratif serve de portail permettant aux utilisateurs d’identifier puis de trouver rapidement les informations ou ressources dont ils ont besoin, que celles-ci soit sur l’intranet ou non (lien externe, applications, SIRH…).

Rendre à chaque outil sa place et son utilité

Quel que soit votre secteur d’activité et la taille de votre organisation, vos outils se multiplient. Chaque besoin a maintenant son application que cela soit pour organiser une visio, gérer les achats ou poser des congés. Il est important de reposer tout cet écosystème à plat et de prendre du recul afin de ne pas créer une usine à gaz dans laquelle tout le monde se perd. 

• Cartographiez l’écosystème digital exhaustivement
• Présentez les outils, leurs usages et intérêts pour les personnes ou les métiers concernés
• Permettez aux salariés d’identifier rapidement que la ressource est celle dont ils ont besoin ou non en éditorialisant et présentant l’outil, le document ou le lien externe
• Faites attention aux doublons et conservez une cohérence, certains services utilisent des applications différentes pour le même besoin
• Connectez les collaborateurs via des outils partagés mis à la disposition de tous

La personnalisation au service de l’utilisateur

Chez la majorité de nos clients, l’intranet est le principal biais de prise d’information pour les collaborateurs. Si alimenté, il devient vite l’outil de communication interne de réference et apporte le même niveau d’information à tous. La page d’accueil est évidemment la 1ère vision de l’intranet et doit, selon nous, être quasi semblable pour tous les collaborateurs pour éviter l’asymétrie de l’information. Pour autant, personnaliser l’expérience utilisateur est également important pour favoriser l’appropriation de l’intranet et des outils mis à disposition. 

• Proposez un encart avec des accès rapides personnalisables par utilisateur
• Mettez en place des catégories d’actualités et de contenus parmis lesquels choisir
• Créez un espace “Mon profil” dans lequel l’utilisateur pourra modifier certains paramètres de votre choix

Attention cependant à ne pas tomber dans l’hyper-personnalisation individuelle de l’intranet. Celle-ci pourrait faire perdre le contrôle de l’information que l’outil est censé véhiculer. 
Un intranet peut être considéré à la fois comme un outil d’information et de gestion stratégique des outils, ressources et connaissances. La clé de la gestion d’un intranet collaboratif n’est pas simplement de mettre à disposition les éléments de l’écosystème digital d’une manière pratique et efficace mais surtout de créer une dynamique collaborative autour de ces éléments.