👀 Aperçu sur le channel Comex

“@managers faites suivre l’info à vos équipes mardi à 10h00”

👂 Entendu en open-space

“brainstorming sur la stratégie 2023 dans 20 minutes en salle de réu”

“quelqu’un peut m’envoyer la nouvelle charte graphique ?”

“j’enchaîne 4 réus en 2 heures cet aprem”

🤷‍♂️ Constaté suite aux derniers onboardings

“qui est référent sur les congés payés ?”

“où se trouve la salle de réu du 2ème ?”

“c’est quoi la procédure pour ma carte ticket-resto ?”

Quelle que soit votre structure et votre activité, vous faites forcément face à des problématiques de communication interne. Le temps de vos équipes étant précieux, il est judicieux de le préserver via des outils de communication efficaces. L’objectif étant de leur fournir le bon dispositif d’échange pour chaque interaction, et pour chaque communication.

Et à l’ère du digital et du télétravail, mettre des outils de communication interne à disposition de ses équipes n’est plus une bonne idée : c’est essentiel ! Les options ne manquent pas… Mais comment faire les bons choix dans cette jungle florissante de plateformes en ligne, logiciels et autres solutions ? On vous donne quelques tips sur les must have de la comm’ interne en 2023.

Vos objectifs de communication interne sont variés…

S’assurer que tout un chacun ait accès aux bonnes informations, faciliter la collaboration entre vos équipes, renforcer leur sentiment d’appartenance, augmenter leur productivité… Les objectifs d’une communication interne optimisée sont nombreux, ce qui peut rendre sa mise en place assez complexe. Elle nécessite du temps, et doit être adaptée à votre organisation et à votre culture d’entreprise. Il faut donc prendre le temps d’analyser vos process internes, afin de définir de quels genres d’outils vous avez réellement besoin.

Quels que soient vos enjeux, gardez en tête les principaux enjeux d’une communication interne bien ficelée : 

S’assurer que l’info est diffusée au bon endroit, au bon moment, aux bonnes personnes :

• Fluidifier la circulation des informations internes de votre entreprise,
• Communiquer sur le règlement de l’entreprise, les règles de vie au travail,
• Diffuser les valeurs et la culture de l’entreprise.

Mettre le collaboratif au centre de votre organisation :

• Simplifier les échanges entre services et collaborateurs,
• Décloisonner les services d’une entreprise,
• Accompagner le travail à distance (développement du télétravail),
• Optimiser le travail en équipe.

Développer le bien-être au travail :

• Renforcer la culture d’entreprise et le sentiment d’appartenance,
• Renforcer l’engagement des collaborateurs,
• Stimuler la productivité,
• Améliorer le bien-être des salariés.

… Les outils de communication interne aussi !

À objectifs multiples : réponses multiples ! Après avoir identifié vos enjeux et axes de progression en termes de communication interne, prenez soin de comparer les solutions proposées.

Outil de communication interne #1 : La newsletter interne

La newsletter est l’un des outils de communication phares des entreprises pour diffuser leurs actualités et nouveautés. Mais cet outil peut également être utilisé en interne pour transmettre à vos équipes un condensé des informations importantes de votre organisation : actualités et événements internes ou externes, nouveaux collaborateurs et mouvements, changement de process, interviews, projets en cours… Mettre en place une newsletter interne moderne et dynamique vous permettra de valoriser les informations qui concernent les collaborateurs, et donc de renforcer leur sentiment d’appartenance.

Outil de communication interne #2 : L’affichage

L’affichage d’informations dans des espaces dédiés de vos locaux reste un moyen simple et efficace de communiquer à vos équipes. Il s’agit ici de partager des messages clairs et concis de manière plus visuelle dans des endroits fréquentés tels que la salle de pause ou les salles de réunion. Moyennant quelques tableaux d’affichage, l’affichage interne vous sera peu coûteux, mais pas toujours eco friendly, à utiliser avec parcimonie donc !

Outil de communication interne #3 : La boîte à idées

Donner la parole à vos collaborateurs est essentiel pour leur permettre de proposer de nouvelles choses et de se sentir impliqués dans l’organisation de votre structure. Comme il n’est pas toujours facile de prendre la parole devant tout le monde, mettre en place une boîte à idées anonyme dans vos locaux est idéal pour recueillir des remarques et suggestions de l’ensemble de vos collaborateurs, et ainsi déceler des leviers d’optimisation de votre organisation.

Outil de communication interne #4 : La messagerie instantanée

En vogue depuis l’avènement d’outils tels que Slack ou Teams, la messagerie instantanée est rapidement devenue un incontournable de la communication interne. Permettant de créer des canaux dédiés pour chaque thématique ou projet, elle facilite l’ensemble des échanges internes, et peut même parfois être utilisée pour vos communications avec vos partenaires externes à la place du mail. Disposer d’un outil efficace et complet représente un gain de temps considérable pour vos équipes au quotidien, qui plus est avec le développement du télétravail. Et si vous ne souhaitez pas être spammé toute l’après-midi pour vous concentrer sur une tâche plus prenante, la modification de votre statut en “occupé” vous assurera plus de tranquillité.

Outil de communication interne #5 : La visioconférence

Que vos collaborateurs exercent depuis l’autre bout de la France, ou qu’ils fassent du télétravail ponctuellement, la visioconférence est l’outil imparable pour vos réunions internes et externes à distance. Devenue légion pendant les confinements, elle répond aux mêmes besoins qu’une réunion en présentiel, à condition que tout le monde joue le jeu d’activer sa webcam ! La plupart des outils de visioconférence proposent des fonctionnalités pertinentes telles qu’une messagerie, le partage de fichiers, les appels audio, ou encore le partage d’écran… Tout le nécessaire pour organiser des réunions et présentations de qualité en somme !

Outil de communication interne #6 : Le réseau social d’entreprise (RSE)

Avec son ADN social et interactif, le réseau social d’entreprise met les utilisateurs au centre de la communication, et favorise ainsi le collaboratif. En adaptant les codes des réseaux sociaux au milieu professionnel, cet outil permet de mettre en place une communication interne plus horizontale et transversale, davantage impliquante et engageante pour vos équipes. Ce type de plateforme modernise également l’image de votre entreprise auprès des collaborateurs, et renforce fortement leur sentiment d’appartenance. Mais sa mise en place n’est pas adaptée à toutes les structures, et dépend beaucoup de votre culture d’entreprise.

Outil de communication interne #7 : Les outils collaboratifs en ligne

Asana, Miro, Confluence, Trello, Jira… Certains de ces outils vous sont peut-être familiers. Et pour cause, les logiciels de travail collaboratif en ligne ont le vent en poupe et révolutionnent la nature du travail en équipe. En facilitant le travail en équipe et le travail à distance, ils peuvent décupler la productivité de vos équipes via leurs nombreuses fonctionnalités. Leurs options et spécifications varient d’un outil à l’autre, mais de manière générale ils permettent de : 

• Centraliser les informations,
• Faciliter la contribution de chacune des parties prenantes à une mission ou à un projet,
• Mettre en place des process clairs et efficaces,
• Développer le travail collaboratif et l’interactivité.

En fonction de leur nature et spécificités, certains outils seront plus adaptés que d’autres aux besoins de votre structure, à son organisation, et à votre activité. Gestion de projets, ressources documentaires, collaboration entre services… Il est nécessaire de recenser vos besoins et de vous renseigner sur les différentes solutions existantes en amont de toute décision, afin de choisir l’outil idéal.

Outil de communication interne #8 : Les outils RH

Dans de nombreuses structures, la communication interne et les ressources humaines sont étroitement liées. De nombreuses informations du service RH doivent régulièrement être diffusées à tout ou partie des collaborateurs, et rester facilement accessible tout au long de leur expérience professionnelle au sein de l’entreprise. Au-delà de contenus chauds et froids, il est également pertinent de disposer de certains outils liés au service RH, pour faciliter le quotidien de tout un chacun : formations, congés, gestion du temps de travail… Bref, n’oubliez pas les ressources humaines dans votre politique de communication interne !

Outil de communication interne #9 : L’intranet d’entreprise

Accessible uniquement aux collaborateurs d’une organisation, l’intranet d’entreprise est une plateforme de communication interne dédiée à la vie dans votre entreprise. Doter sa structure d’un intranet est idéal car il permet de partager différents types de contenus et d’informations aux équipes : actualités et événements internes ou externes, ressources documentaires, espaces dédiés aux services, métiers ou projets… L’enjeu est de l’alimenter régulièrement en contenus pertinents pour embarquer vos collaborateurs, et en faire une réussite. Il peut également être la porte d’entrée vers l’ensemble des outils et applications tierces utilisées par les collaborateurs, tout en centralisant des fonctionnalités à valeur ajoutée qui facilitent grandement leur organisation au quotidien : annuaire dynamique des collaborateurs, dispositifs de formation, outils de réservation de salles de réunion et de gestion des congés… Les possibilités sont nombreuses, c’est pourquoi la mise en place d’un intranet nécessite une analyse de vos besoins et la réalisation d’un cahier des charges.

Et justement, avec la solution Intranet Inside, on vous propose une chose : rationaliser. En d’autres termes, centraliser un maximum de fonctionnalités sur une même plateforme, pour décupler la valeur ajoutée de votre investissement. Comment ? Via un catalogue de modules à la carte, à la fois standardisés mais personnalisables, pour que vos équipes ne se posent plus la question de savoir où trouver une info, ni comment partager un contenu. L’intranet 3.0 en somme !

Découvrez-en plus sur notre site, et n’hésitez pas à solliciter notre consultant avant-vente Olivier pour échanger sur vos projets de communication interne.