Quel cahier des charges pour votre site intranet ?

Le cahier des charges de votre site intranet, tel qu’il est traité dans cet article, est appelé également le brief client.

C’est le document initial qui servira à communiquer votre projet et vos attentes en détails. Il s’adresse donc à l’ensemble des parties prenantes : équipe interne et prestataire. Il doit contenir tous les éléments permettant de lancer l’exécution de votre site intranet.

Il n’existe pas de modèle universel, mais après analyse de nombreux cahiers des charges d’intranet chez Intranet Inside, nous avons choisi de vous lister les points importants  :

Pour présenter votre projet intranet, commencez par exposer le contexte de cette refonte ou création : il s’agit de présenter la situation qui vous a amené à vouloir créer votre site : faits, chiffres-clés, évolution des activités du groupe, résultats d’audit … C’est un bon moyen également pour présenter très brièvement votre structure et rappeler quel est le problème à résoudre, la situation à améliorer.
Pour aider à comprendre l’existant, n’hésitez pas à fournir des captures d’écrans ou accès à l’intranet.

Poursuivez par la liste des objectifs que vous avez fixés pour cet intranet RH, ou les besoins… ce que vous attendez de ce projet. 

Exposez également les cibles de votre nouveau site en donnant deux ou trois exemples d’utilisateurs types (direction, opérationnels, communicants, …).

L’essentiel de votre cahier des charges doit couvrir ensuite le périmètre fonctionnel du nouveau site intranet. Voici une liste des éléments qui doivent idéalement y figurer :

Une piste d’arborescence

L’arborescence est le squelette de votre intranet. Si vous en avez une, proposez votre vision de l’architecture de votre nouveau site :

• actualités    
• annuaire
• ressources humaines
• …

Vous n’êtes pas obligés à ce stade du projet de construire une arborescence trop profonde, privilégiez une lecture simple. Pour vous aider à construire votre arborescence, consultez notre article « l’arborescence d’un site intranet » (prochainement disponible ici).

Les fonctionnalités-clés

Spécifiez quelles seront les fonctionnalités principales de votre nouvel intranet RH et expliquez en détails leur fonctionnement si nécessaire. Les fonctionnalités peuvent prendre la forme d’un annuaire, un agenda des événements, un organigramme dynamique ou bien un sondage…

N’oubliez pas, le nombre de fonctionnalités ne garantira pas forcément le succès de votre intranet. Mais les outils essentiels, utilisés quotidiennement sauront bien plus remporter l’adhésion de vos utilisateurs.

Les contraintes techniques

Les contraintes techniques doivent être spécifiées dès le début de votre réflexion. Elles peuvent s’apparenter à : une technologie imposée, un navigateur plus utilisé qu’un autre, une contrainte d’hébergement, nombre d’utilisateurs, LDAP, … Votre service informatique saura vous épauler sur ce sujet.
En effet :

• les spécialistes en intranet n’utilisent pas toutes les technologies : LAMP, Sharepoint, Java, …
• les contraintes techniques peuvent faire varier sensiblement le budget

L’équipe intranet

Votre projet d’intranet RH sera mené par un interlocuteur privilégié, le chef d’orchestre. Vous pouvez également citer les autres intervenants participant à certaines phases clés du projet intranet comme le lancement du site, la conception ou la rédaction des contenus, la mise en ligne, …
 

Le budget & le calendrier 

Le budget pour la création de votre site intranet est une donnée essentielle de votre cahier des charges. En effet, il permettra à votre prestataire de fixer un périmètre d’intervention : gestion de projet, déplacement, nombre de fonctionnalités, création graphique, formations, …

Enfin, définissez une date limite pour le lancement.
Placez la mise en ligne de votre intranet à une période adéquate. Evitez ainsi de placer une mise en ligne pendant les fêtes de Noël ou en plein mois d’août.

Cet article présente les points à aborder dans un brief idéal, cependant n’hésitez pas à nous contacter pour que l’on puisse rédiger ensemble ce document.
Vous pouvez sinon consulter notre modèle de cahier des charges pour vous aider à démarrer votre brief !