10 idées pour le lancement de votre intranet

Pour que votre projet intranet soit un succès, ne négligez pas votre “stratégie” de lancement. Nous vous conseillons d’anticiper le lancement de votre intranet pour garantir l’appropriation par vos utilisateurs. Ces quelques idées vous aiderons à préparer votre lancement  :

1. Anticiper l’annonce du changement de l’intranet 

Un projet de refonte ou de création de site intranet d’entreprise fait partie de la vie de votre entreprise, cette annonce ne doit pas arriver au dernier moment, elle doit être faite dès le lancement du projet en interne et présentée aux salariés comme une valeur ajoutée.
Vous pouvez le notifier en interne lors de séminaires (projets à venir / objectifs de l’année), comités internes (direction générale), magazine interne ou sous forme d’article sur l’ancien intranet par exemple.

 2. Impliquer vos futurs utilisateurs avant le lancement de l’intranet

Proposez à vos collaborateurs de prendre part au projet de refonte ou création de l’intranet en leur donnant la parole. Voici quelques idées de participation au projet :

• Si vous changez le nom de votre intranet d’entreprise ou souhaitez créer un nouveau logo: faites voter vos collaborateurs sur le nom ou le logo
• Sondez vos utilisateurs sur les usages actuels de leur intranet ou demandez-leur ce qu’ils attendent du futur intranet (collaboratif, RSE, espace de travail..). Consultez notre article pour sonder les utilisateurs sur votre intranet.

3. La phase de teasing avant le lancement de l’intranet

La phase de teasing doit être un bon moyen de susciter la curiosité, sans pour autant tout dévoiler.

• Donner un état d’avancement mensuel ou trimestriel à vos collaborateurs. Il n’est pas obligatoire de rentrer dans les détails : vous pouvez simplement dire quel prestataire a été sélectionné, quelles sont les grandes phases du projet, quelle est la date prévisionnelle de lancement de l’intranet (soit dans votre magazine interne, newsletter ou ancien intranet).
• Vous pouvez profiter de l’occasion pour présenter les résultats du sondage de l’intranet sous forme d’infographie (un bon moyen de rappeler les enjeux du projet).
• Présentez l’équipe du projet et le rôle de chaque intervenant (sous forme d’interview par exemple)

4. Révéler au fur et à mesure le lancement de votre nouvel intranet

• Profitez des points d’avancement pour annoncer les fonctionnalités innovantes du nouvel intranet : “le nouvel intranet sera compatible avec les mobiles et tablettes (intranet responsive design) ”, “l’intranet sera accessible depuis chez vous”, “l’intranet disposera d’un espace collaboratif où tout le monde pourra échanger”.
• Dévoilez le nouveau nom de l’intranet et le logo
• Présentez quelques captures d’écrans ou prototype du nouvel intranet 

5. Fixer une date pertinente de mise en ligne

A un ou deux mois du lancement de l’intranet, vous pouvez révéler une date de lancement à vos collaborateurs :

• Sous forme de compte à rebours sur le nouveau site intranet (en ayant révélé l’adresse du site intranet)
• Vous pouvez aussi prévoir une page temporaire sur votre futur site intranet avec un message accueillant “plus que quelques jours avant de découvrir votre nouvel intranet, suivez l’avancement sur [lien]” et renvoyez l’utilisateur vers un article en ligne ou document pour le faire patienter.

La date de lancement doit arriver à une période où l’activité de l’entreprise n’est pas au “ralenti”. Évitez donc les périodes de congés (Noël, grandes vacances).

6. Phase de rappel avant la sortie du nouvel intranet

Emailing de rappel : en prévoyant une démonstration vidéo par exemple

“Chèr(e) [Prénom],

Dans quelques semaines, vous aurez la chance de pouvoir accéder à votre nouvel intranet. 
Découvrez sans plus attendre en vidéo les avantages de votre nouvel outil et ce qu’il pourra vous apporter au quotidien”

7. Lancement de votre intranet : Jour J

Créez l’événement ! Si vous avez suivi nos conseils, vos utilisateurs devraient en toute logique être impatients de voir leur nouvel intranet. Voici quelques idées pour dévoiler l’outil :

• emailing officiel 
• soirée / pot de lancement
• guide vidéo / tuto pas à pas (“Comprendre votre intranet en 30 secondes”) pour les plus septiques
• vidéo de promotion de l’outil intranet (une façon ludique de présenter l’intranet)
• mise en lumière des fonctionnalités phares à la première connexion de l’utilisateur (navigation d’introduction)

8. Facilitez la première connexion à votre intranet

N’oubliez pas d’indiquer à vos utilisateurs comment ils doivent se connecter le jour J : 

• envoi du mot de passe ou lien d’inscription par mail
• ou “autologin” (SSO / Windows Credentials).

9. Créer un jeu concours pour s’approprier l’intranet

Profitez pourquoi pas de ce moyen pour relancer les collaborateurs qui ne se sont pas encore connectés. Si vous en avez la possibilité, proposez une dotation à la fin du jeu.
Exemple :Quizz “êtes-vous incollable sur le nouvel intranet ?”
Un simple article avec les réponses en commentaires peut parfaitement convenir.

10. La promotion de votre intranet dans le quotidien de vos utilisateurs

• Instaurer le nouvel intranet dans les habitudes peut aussi passer par les supports suivants :
• affichage à l’ouverture du navigateur ou customisation de la page d’ouverture (Google) avec un encart vers l’intranet
• affichage interne (sur les écrans TV, affiches, flyers distribués,…)
• goodies personnalisés (mug, bloc notes, stylos, post-it, tapis de souris, clé USB…) 
• présence indispensable de l’adresse de votre intranet dans le guide du nouvel arrivant

… Pour terminer

En pratique ces idées ne sont que des exemples pour illustrer ce qui est possible de réaliser et ne doivent donc pas forcément être toutes appliquées en même temps. 
Certaines idées peuvent être aménagées différemment en fonction de vos moyens et de vos besoins. 
Expliquez-nous votre projet intranet, et nous étudierons les solutions de lancement possibles.