Refonte intranet : les 5 bonnes pratiques pour réussir son projet

Refonte de votre intranet : c'est parti ! 🛫

Ça y est c’est décidé, vous avez le go de la direction générale pour lancer ce tant attendu projet de refonte de l’intranet !

Des mois que vous y pensez, des semaines que vous rasez les murs quand quelqu’un vous interpelle pour vous dire que l’outil commence à dater et que telle ou telle rubrique n’est plus à jour … 😱

Alors maintenant c’est parti pour faire peau neuve !

Mais comment être sûr de ne pas rater ce projet de refonte ? quelles sont les étapes incontournables ?

Intranet Inside vous livre ses bonnes pratiques pour faire de cette refonte d’intranet un succès assuré ! 🎁

ps : merci à notre partenaire experte Gaëlle Roudaut pour l’aide à la rédaction de cet article ❤️

Pourquoi refondre son intranet ?

• Mieux centraliser l’information et les outils
• Améliorer la communication interne
• Renforcer la gouvernance et la sécurité

On ne refond pas un intranet “pour faire joli”, ou seulement parce que l’outil commence à vieillir.

On le refond parce qu’il ne remplit plus ses promesses.

Il doit redevenir un outil de communication interne, un espace de travail et un vecteur d’engagement.

Thomas Langlais de la Société d’Exploitation de la Tour Eiffel nous explique ses enjeux de refonte d’intranet :

5 bonnes pratiques pour réussir une refonte intranet

Bonne pratique de refonte d’intranet #1 :
Recueillir les besoins des utilisateurs en amont

Même si la priorité lorsqu’on se lance dans une refonte est de remplacer un intranet vieillissant par une plateforme moderne et à jour en termes de fonctionnalités, solliciter les salariés sur leurs attentes se révèle toujours un exercice intéressant.

Que l’on réalise un sondage en ligne, ou que l’on réalise des entretiens et des ateliers, cette étape de recueil des besoins informe sur les points forts de l’intranet actuel (ce n’est pas parce que l’outil est vieillissant qu’il faut tout jeter à la poubelle), ses points faibles et surtout sur les habitudes des salariés pour s’informer, communiquer et travailler ensemble :

• Sont-ils coutumiers du mode collaboratif ?
• Souffrent-ils de recevoir trop de mails ?
• Quelle est la place de la hiérarchie dans la chaine d’information ?
• Quelles informations recherchent-ils le plus souvent dans leur travail quotidien ?

Cette étape de recueil permet aussi de tester l’appréciation de nouvelles fonctionnalités auprès des salariés :

• Sont-ils sensibles au fait de chatter entre eux ?
• Seraient-ils prêts à utiliser une FAQ dynamique pour les renseigner sur les sujets RH ?
• Ont-ils besoin d’une version mobile de l’intranet ?

Autant de réponses qui vont permettre de préciser, dans votre cahier des charges d’intranet, les contours de la future solution et de prioriser le déploiement de telle ou telle fonctionnalité.

Bonne pratique de refonte d’intranet #2 :
Choisir l’outil adapté aux besoins

Le recueil des besoins va vous orienter sur le type de solutions à mettre en œuvre et en particulier sur les fonctionnalités à déployer ou non.

D’autres aspects peuvent également entrer en ligne de compte comme le système d’information dans lequel la future solution va venir s’inscrire.

• Quels sont les liens que vous souhaitez rendre possible avec la bureautique ?
• Des applications métier ou documentaires doivent-elles pouvoir afficher du contenu dans votre futur intranet ?
• Sur quel outil la nouvelle plateforme pourra-t-elle s’appuyer pour la gestion des accès et des droits (visibilité et publications de contenus) ?
• D’autres contraintes ou principes peuvent également intervenir dans votre choix : sécurité des données, solution on premise ou cloud, éditeur français 🇫🇷 ou non,

Le budget de l’intranet sera évidemment être un critère déterminant : souhaitez-vous acquérir la solution ou payer des frais de licence au nombre d’utilisateurs ? Le coût de l’intranet peut varier en fonction de ces critères.

Si les réponses à ces questions techniques sont primordiales pour vous guider dans le choix de la meilleure solution, elles ne doivent pas vous faire oublier pour autant les attentes des utilisateurs : il faudra parfois faire des compromis !

Bonne pratique de refonte d’intranet #3 :
Impliquer les métiers dans la création des contenus jusqu’à la mise en ligne

Qui dit refonte d’intranet dit souvent grand nettoyage de printemps sur l’existant :

• quels sont les contenus qui sont toujours d’actualité ?
• quels sont ceux qu’il faut archiver voire supprimer ?
• et quels sont ceux qui n’existeraient pas encore aujourd’hui mais qui seraient utiles, puisqu’ils répondraient aux besoins exprimés par les salariés

Evidemment, vous ne pouvez pas répondre seul.e à ces questions.

Mettre en place une équipe projet avec des représentants de chaque métier de l’entreprise vous garantira une exercice de cartographie et de tri des contenus efficace, pour identifier ceux qu’il faut créer ou encore pour réfléchir à leur organisation et à leur présentation dans les pages du futur site.

Les représentants métier pourront vous aider à trouver au sein de leurs directions les collègues en charge de tel ou tel sujet afin que vous puissiez les associer au projet.

Vous pourrez alors co-construire avec ces collègues, issus de toutes les directions, à la fois le modèle de présentation et la nouvelle arborescence de l’intranet. Un bon moyen de commencer à impliquer les métiers dans le projet, gage de son appropriation future par le plus grand nombre.

Associer les métiers, c’est aussi former quelques contributeurs dans les directions sur lesquels vous allez pouvoir vous appuyer pour la reprise du contenu, une étape essentielle et souvent assez lourde de la refonte d’intranet.

Vous pourrez aussi mobiliser ce petit groupe de contributeurs lors de la phase de recette, pour dénicher les ultimes bugs, avant l’ouverture à tous les utilisateurs.

Associés à la refonte et contributeurs du nouveau dispositif, ils n’en seront que de meilleurs ambassadeurs auprès de leurs collègues au moment du lancement.

Bonne pratique de refonte d’intranet #4 :
Mettre en place une gouvernance à toute épreuve

Souvent les intranets vieillissent mal faute de combattants, les contributeurs mobilisés au départ ont fini par se démobiliser ou s’en aller tout simplement vers d’autres horizons, laissant des pages de contenus sans propriétaires, tomber dans l’obsolescence.

Avec la refonte de votre intranet, il n’est pas question de refaire les erreurs du passé.

Et pour cela, rien de tel que de mettre en place une gouvernance bien structurée.

Identifiez les contributeurs des différents métiers et notez leurs noms et leurs responsabilités dans un tableau que vous tiendrez à jour au fil des départs et des remplacements, formez-les à l’outil de contribution et communiquez leur des règles simples à appliquer tant sur l’aspect éditorial que sur le graphisme : pas question de laisser le nouveau site intranet se transformer en un véritable sapin de Noël au fil des mois !

La gouvernance c’est aussi clarifier les rôles entre vous, responsable éditorial et fonctionnel du futur site intranet, et la direction informatique, garante du socle technique, de la performance du réseau, de la maintenance de l’outil ou encore de la hotline auprès des utilisateurs. Poser ce cadre en équipe projet permet d’éviter de se renvoyer la balle au premier problème rencontré sur la plateforme !

Bonne pratique de refonte d’intranet #5 :
Accompagner les collaborateurs dans le changement

Une refonte d’intranet même si elle est attendue par les utilisateurs constitue un véritable changement : à l’image d’un déménagement, il faut prendre de nouvelles habitudes, les contenus que l’on savait trouver, parfois au prix de quelques clics, ont changé d’emplacements et les salariés vont devoir acquérir de nouveaux réflexes.

Pour les aider dans cette appropriation, ne négligez pas l’accompagnement. Sollicitez les représentants des métiers de votre équipe projet ou montez un atelier avec des utilisateurs pour identifier les éventuels freins à l’adoption du nouvel intranet ou encore ce qui pourrait accélérer son appropriation.

Déployez un véritable plan d’accompagnement, activez tous les outils de communication interne au travers d’une véritable campagne de promotion de l’intranet refondu, impliquez la ligne managériale, organisez des séances de démonstration, capitalisez sur vos contributeurs/ambassadeurs pour parler des bénéfices de ce nouvel intranet dans leurs entités, …

En bref, pas de refonte réussie sans l’adoption du nouvel outil par les salariés, et c’est sur cette partie du chantier qu’il ne faudra surtout pas négliger vos efforts !