Un projet de création d’intranet doit s’inscrire dans l’identité de l’entreprise, fédérer les équipes et améliorer la communication interne.
Entreprendre la création de son portail intranet nécessite donc une organisation réfléchie. Avant de se lancer dans l’aventure, ne grillez pas les étapes. Voici un exemple de ligne de conduite pour vous aider à avancer :
L’écoute sera le point de départ de votre projet intranet
Sondez les souhaits des collaborateurs sur leur futur intranet : quels sont les outils à privilégier ? Quelles sont les points à améliorer par rapport à un éventuel ancien intranet ? …
Donnez la parole à vos collaborateurs via un questionnaire en ligne, Google Formulaire par exemple. Créez quelques questions fermées obligatoires, complétées d’une ou deux questions ouvertes facultatives sur les idées d’améliorations.
Si vous en avez les moyens, faites appel à une entreprise spécialisée pour réaliser une étude plus poussée (audit, recommandation, …)
Vous devez en parallèle étudier l’audience de votre ancien site intranet, grâce à vos outils d’analyses (Google Analytics, Piwik…). Vérifiez ainsi les pages les plus consultées, le temps moyen passé sur le portail, le nombre de visiteurs par jour, …
N’oubliez pas de prendre en compte également les besoins des gestionnaires de votre portail intranet. Vous pouvez pour cela planifier un atelier de travail (workshop).
Cette première étape vous servira à dresser un état des lieux des forces et faiblesses de votre outil intranet.
Fixez des objectifs et délimitez vos cibles
Liste les objectifs de votre projet de création d’intranet vous permettra d’établir un plan d’action, en voici quelques exemples :
Au niveau de l’information :
- aider le management à communiquer
- permettre à chacun de se faire entendre, faire remonter l’information
- sensibiliser les équipes aux enjeux de l’entreprise
Au niveau de l’image :
- créer une cohésion, une culture commune
- faire des équipes un excellent vecteur de communication à l’extérieur
Au niveau du comportement :
- favoriser les initiatives
- motiver le personnel dans le cadre de ses activités quotidiennes
- mobiliser les énergies de chacun
Choisissez ensuite le public auquel votre nouveau portail intranet devra s’adresser. On peut imaginer qu’il sera destiné à l’ensemble du personnel, juste au siège social, sur le terrain, à l’international …
Il est donc préférable de lister les cibles principales pour les faire correspondre aux objectifs fixés. Pour cela vous pouvez pratiquer une segmentation spécifique à votre entreprise : ce « tri » peut se faire selon certains critères comme la situation géographique, la fonction ou la langue, …
Débloquez le budget nécessaire
Le retour sur investissement d’un intranet est multiple : motivation et fédération des équipes, simplification des processus d’échanges, gain de productivité des salariés, développement des initiatives personnelles, …
Au préalable, renseignez-vous sur le budget que vous pourrez investir et définissez une fourchette que vous pourrez communiquer à votre prestataire.
Un intranet à budget réduit se concentrera sur la diffusion des actualités de l’entreprise, un budget plus conséquent offrira davantage de fonctionnalités, et permettra par exemple d’aborder une dimension collaborative.
Rassemblez une équipe projet
Avant de lancer votre création d’intranet, listez les futurs intervenants du projet. Cette étape est importante car elle vous permettra de mesurer les ressources nécessaires et de délimiter le périmètre d’intervention de chacun.
Nommez un « coordinateur intranet », chargé de mettre en musique le projet sur le terrain. Puis impliquez toutes les parties prenantes depuis le départ : communication, systèmes d’information et ressources humaines.
Organisez des tables rondes pour soulever toutes les questions et risques qui peuvent intervenir au cours du projet. Chaque intervenant (responsable de la communication, chargé RH ou encore directeur technique) devra valider les choix établis dans le cahier des charges, notamment l’arborescence de niveau 1.
Inside peut vous accompagner dans le lancement de votre projet intranet, n’hésitez donc pas à nous contacter, ou à poser à plat vos idées grâce à notre article « quel cahier des charges pour votre site intranet ? »