Créer un intranet d’entreprise : guide complet en 10 étapes

Créer un intranet d’entreprise est un vrai projet de communication interne qui impacte l’expérience collaborateur.

Chez Intranet Inside, nous abordons chaque création d’intranet comme un dispositif complet : architecture de l’information, gouvernance éditoriale, accès et diffusion de l’information et accessibilité mobile pour les équipes « deskless ».

La création ou la refonte d’un intranet nécessite une organisation réfléchie. Pour vous guider, voici 10 étapes pour créer votre portail de communication interne, du recueil des besoins au déploiement.

1) Sondez les équipes avant de lancer votre projet intranet

Sondez les collaborateurs sur le futur intranet :

• Quels sont leurs besoins ?
• Quelles informations aimeraient-ils recevoir sur l’intranet ?
• Qu’est-ce qu’ils apprécient sur l’intranet actuel ? (s’il y en a un)
• Est-ce qu’ils consultent les informations partagées ? Sont-elles utiles ?

Donnez la parole aux collaborateurs via un questionnaire en ligne. Prévoyez des questions fermées pour des indicateurs faciles à analyser, complétées par une ou deux questions ouvertes.

En parallèle, analysez la performance de vos canaux de communication actuels (emails, journal interne, etc.) et la fréquentation de l’intranet existant.

Cette première étape dresse un état des lieux des forces, des faiblesses et des besoins avant de lancer la création de l’intranet.

2) Fixez des objectifs clairs et délimitez vos cibles

Listez les objectifs de votre création intranet pour bâtir un plan d’action.

Au niveau de l’information :

• Aider le management à communiquer ;
• Permettre à chacun de se faire entendre, faire remonter l’information ;
• Sensibiliser les équipes aux enjeux de l’entreprise ;

Au niveau de l’image :

• Créer une cohésion, une culture commune ;
• Faire des équipes un excellent vecteur de communication à l’extérieur ;

Au niveau du comportement :

• Favoriser les initiatives ;
• Motiver le personnel dans le cadre de ses activités quotidiennes ;
• Mobiliser les énergies de chacun ;

Définissez ensuite les cibles : l’ensemble du personnel, le siège, le terrain, l’international… Listez-les et segmentez (géographie, fonction, langue) pour faire coïncider cibles et objectifs.

3) Débloquez le budget nécessaire

Le retour sur investissement d’un intranet est multiple : motivation et fédération, simplification des échanges, gain de productivité, initiatives… Avant de vous lancer, renseignez-vous sur le prix d’un intranet et définissez une fourchette à communiquer au prestataire.

Avec un budget plus réduit, concentrez-vous sur les actualités; avec un budget plus conséquent, ouvrez la voie à des fonctionnalités collaboratives.

4) Conception du projet : rassemblez une équipe

Listez les intervenants et le périmètre de chacun. Nommez un coordinateur de l’intranet et impliquez dès le départ communication, systèmes d’information et ressources humaines.

Organisez des tables rondes pour identifier questions et risques. Chaque acteur (communication, RH, technique) valide les choix du cahier des charges (notamment l’arborescence de niveau 1).

5) Définissez le périmètre fonctionnel et les cas d’usages

Priorisez les fonctionnalités qui répondent aux besoins des utilisateurs (accès rapide aux documents clés, actualités, annuaire ou organigramme, etc.).

Pour chaque profil, rédigez quelques cas d’usages (ex. : le nouvel arrivant accède immédiatement aux documents d’onboarding et liens vers les outils métiers).

Appuyez-vous sur votre choix de logiciel intranet pour cadrer ce périmètre.

6) Concevez l’expérience utilisateur

Identifiez vos personas types (fonctions, attentes, tâches prioritaires, appareils utilisés). Ils seront vos utilisateurs sur l’intranet et vos cibles en termes de communication interne.

Puis simulez une navigation dans l’intranet : contenu de la page d’accueil, rubriques, menus, espaces documentaires et accès aux outils.

7) Choisissez la solution intranet et préparez l’intégration au SI

Sélectionnez la solution intranet qui convient et anticipez l’intégration au système d’information : authentification, les droits d’accès utilisateurs, droit de publication.

8) Maquettez, testez et validez

Créez une maquette qui permet aux utilisateurs de se projeter et d’ajuster. Validez l’ergonomie de la page d’accueil, les parcours, l’accès sécurisé, et les flux de publication. L’objectif est d’assurer l’adoption dès le lancement.

9) Déployez et formez des utilisateurs clés

Organisez une formation des référents fonctionnels (par petits groupes) pour présenter la plateforme finalisée et ses fonctionnalités. Préparez des supports, guidez la prise en main et nommez des ambassadeurs dans les équipes.

10) Pilotez l’adoption, la maintenance et l’évolution

Après la mise en ligne, suivez des indicateurs simples (trafic, recherche interne, participation) et planifiez la maintenance : mises à jour, résolution d’incidents, ajout de fonctionnalités. Prévoyez un rythme d’amélioration continue (ex. un mini-lot par trimestre).

Ressources utiles pour votre projet

• Sondez vos équipes
• Quel budget pour un intranet ?
• Choisir votre logiciel intranet
• Modèle de cahier des charges
• Création d’intranet en 10 étapes
• Nous contacter

Article mis à jour le 13 août 2025 par nos équipes.