Modèle de cahier des charges pour votre intranet

Edito : Cet article qui est un des plus visités sur notre site, a été mis à jour le 09 Janvier 2023, ainsi que le modèle de cahier des charges que nous vous partageons.

📄 Votre cahier des charges modèle d’intranet téléchargeable en bas de l’article

Débuter efficacement son cahier des charges de site intranet

En complément de notre article “Quel cahier des charges pour votre site intranet ?” publié sur notre blog, Inside vous livre une ressource précieuse pour avancer sur votre futur projet d’intranet : un modèle de cahier des charges.

Ce document (word) vous guidera pas à pas sur les éléments qui seront nécessaires pour que votre prestataire puisse évaluer la charge de travail et surtout vos besoins.

Voici un exemple d’organisation de votre cahier des charges :

1- Présentation de votre entreprise :

• Démarrez par une courte présentation de votre société : secteur d’activité, métiers et nombre de salariés par exemple seront utiles pour comprendre à qui doit s’adresser votre intranet.

2- Le projet d’intranet :

• Présentez ensuite votre besoin : dans quel contexte s’inscrit la création ou la refonte de votre intranet. 
  Par exemple : développement de l’activité, intranet existant est non utilisé ou vieillissant, etc.
• Tentez de qualifier les objectifs à atteindre avec le nouvel intranet. 
  Par exemple : digitaliser les procédures internes, faciliter les échanges, mettre en valeur les projets, etc.
• Puis déterminez à qui devra s’adresser l’intranet. Ce point est très important pour définir tous les types de profils et leurs motivations. Il permettra en phase de conception de construire les personas, d‘adapter l’arborescence et le parcours utilisateurs à leurs besoins précis.

Il est possible de compléter cette partie du cahier des charges avec les profils des contributeurs et administrateurs du site.

3- Le besoin fonctionnel de votre intranet :

Dans cette partie, décrivez le plus possible les types contenus émanant des métiers / services de votre entreprise : actualités, événements, documents, outils métiers.

• Il peut s’agir d’une première liste de contenus (formulaires, espace dédié, etc.) qui sera ensuite détaillée en phase d’appel d’offre et/ou d’une première version de l’arborescence. 
• Le plus important ici est d’être certain de ne pas oublier de fonctionnalités ou types de contenus qui permettra de couvrir tous les besoins des utilisateurs.

Si vous en avez la possibilité, vous pouvez décrire le fonctionnement attendu d’un type de contenus.

Exemple pour les actualités : « les actualités seront triées par catégories. Il sera possible d’y intégrer des vidéos et des documents. Les commentaires ne sont pas souhaités sur toutes les actualités, il faudrait pouvoir les activer / désactiver au cas par cas. 
Les likes seront par défaut toujours autorisés. Chaque actualité sera taguée dans une catégorie pour permettre de classer les contenus par thématique et les retrouver facilement »

4 – Le besoin technique de votre intranet :

• Apportez quelques précisions si vous le pouvez sur la base de données utilisateurs mis à disposition
  Exemple : Google, Azure AD
• Vous pouvez également donner des détails sur la façon dont votre prestataire pourra synchroniser les utilisateurs.
  Exemple : Import CSV ou synchronisation LDAP de la base de vos utilisateurs
  
  Enfin, n’oubliez pas que toute autre information qui vous semble utile peut être fournie : l’hébergement, les droits des utilisateurs différenciés ou encore le parc informatique
  Mais aussi : les critères de design attendus, les contenus à récupérer (si outil existant)

5 – Organisation de votre projet d’intranet :

Cette dernière partie plus courte, permet en général de préciser les intervenants du projet, les réunions souhaitées (comités de pilotage par exemple) et le calendrier attendu (date de mise en ligne). 
Pour terminer, indiquez le montant du marché à ne pas dépasser ou bien une fourchette budgétaire.

Voici un aperçu du document :

Si à ce stade vous n’avez pas réuni toute les informations, ce n’est pas grave !
Remplissez, si vous le pouvez, les différentes parties du cahier des charges avec les informations que vous connaissez uniquement.

Néanmoins, certains points (que nous n’avons pas jugés utiles) peuvent être ajoutés si vous souhaitez en parler. Par exemple : les statistiques du site, la maintenance du site ou encore les comités de pilotage.

Vous pouvez bien entendu ajouter tous documents complémentaires en annexe qui vous semblent nécessaires comme : des documents techniques (infrastructure technique…), plaquettes de présentation, zoning page d’accueil. 

Il peut être particulièrement utile de fournir des captures d’écran de vos outils de communication interne actuels (intranet, newsletter, magazine interne par exemple) et la charte graphique pour anticiper les maquettes.

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