Utilisez les personas pour concevoir votre intranet

Définir la cible de votre intranet collaboratif est une phase importante de votre projet. Mais connaissez-vous réellement son besoin ? Comment répondre parfaitement à leurs attentes ?

Le persona vous aidera à résoudre en partie ces énigmes.

Définition d’un persona intranet, fil rouge de votre projet

Alan Cooper (reconnu comme l’inventeur des personas), définit le persona comme “un utilisateur modèle auquel les ergonomes peuvent se référer lors de la conception d’une interface”.

La technique du persona permet donc de s’imaginer un utilisateur et de s’en servir de guide tout au long de votre conception d’intranet :

• Phase “contenu” et “arborescence” : est-ce que le squelette de mon intranet correspond à ce que souhaite mon persona ?
• Phase de “design”/ “maquettage” : est-ce que l’ergonomie permet à mon persona de trouver son contenu ?
• Phase “prototypage” / “recette” : c’est l’application concrète de votre persona et vous permet de valider les scénarios d’utilisation.

Le persona est aussi un très bon moyen d’humaniser votre projet et en projetant votre équipe de travail à l’utilisation final de votre intranet collaboratif.

Comment créer votre persona intranet ?

Il faut pour cela connaître vos futurs utilisateurs. Plusieurs méthodes vous permettront d’aller à la recherche des attentes et motivations de vos collaborateurs :

Méthode 1 : entretiens métiers

Il s’agit d’une réunion informelle, en petit groupe à laquelle les participants échanges, animent le “débat”.

La personne qui dirige ces entretiens devra relancer par des questions ouvertes ou recadrer pour recentrer les discussions autour de l’intranet et de leurs usages.

Exemples : « Que pensez-vous de l’intranet actuel ? », « Avez-vous des remarques sur la gestion des documents ? », etc.

Méthode 2 : sondage en ligne

Il se présente sous la forme d’un questionnaire en ligne diffusé aux collaborateurs de votre futur intranet. Vous trouverez d’ailleurs un exemple de sondage sur notre blog.

N’oubliez pas de récolter un maximum de données, notamment sur le profil de l’utilisateur (âge, fonction, service …)

Méthode 3 : les témoignages

Ces témoignages peuvent être récoltés par des entretiens individuels, ou des messages (emails, boîte à idées..). Assurez-vous que ceux-ci ne sont pas obsolètes.

Un modèle de persona pour votre intranet

Raconter une histoire autour de votre persona est très important, pour cela vous devez lui donner une identité et des caractéristiques (ce qu’il aime, ses habitudes, son univers…).

Le modèle type de persona n’existe pas, mais voici ce qu’il pourrait contenir pour un intranet collaboratif :

• Nom et prénom ;
• Âge ;
• Activité :
• Habitudes ;
• Zone géographique ;
• Profil technologique (habilité à utiliser les outils informatiques) ;
• Fréquence d’utilisation de l’intranet ;
• Besoins métiers ;

Voici un exemple de persona pour votre intranet :

Cet exemple peut-être complété par d’autres critères et vous pouvez varier les profils.

Conseil : ne multipliez pas les personas, vous risqueriez de vous retrouver avec une multitude de scenarii à tester et risquerez de ne pas atteindre vos objectifs. Centrez plutôt vos personas sur votre coeur de cible. Privilégiez donc 3 profils au maximum.

Enfin, notez que la recherche des personas n’est utile que lorsque votre projet réunit de nombreuses fonctionnalités et un nombre élevé d’utilisateurs (au moins 1500 collaborateurs). N’hésitez pas à télécharger notre modèle de cahier des charges intranet pour vous épauler.