La création d’un intranet d’entreprise : guide complet en 10 étapes

Créer un intranet d’entreprise est un vrai projet de communication interne qui impacte l’expérience collaborateur.

Chez Intranet Inside, nous abordons chaque création d’intranet comme un dispositif complet : architecture de l’information, gouvernance éditoriale, accès et diffusion de l’information et accessibilité mobile pour les équipes « deskless ».

La création ou la refonte d’un intranet nécessite une organisation réfléchie. Pour vous guider, voici 10 étapes pour créer votre portail de communication interne, du recueil des besoins au déploiement.

1) Sondez les équipes avant de lancer votre projet intranet

Sondez les collaborateurs sur le futur intranet :

• Quels sont leurs besoins ?
• Quelles informations aimeraient-ils recevoir sur l’intranet ?
• Qu’est-ce qu’ils apprécient sur l’intranet actuel ? (s’il y en a un)
• Est-ce qu’ils consultent les informations partagées ? Sont-elles utiles ?

Donnez la parole aux collaborateurs via un questionnaire en ligne. Prévoyez des questions fermées pour des indicateurs faciles à analyser, complétées par une ou deux questions ouvertes.

En parallèle, analysez la performance de vos canaux de communication actuels (emails, journal interne, etc.) et la fréquentation de l’intranet existant.

Cette première étape dresse un état des lieux des forces, des faiblesses et des besoins avant de lancer la création de l’intranet.

2) Fixez des objectifs clairs et délimitez vos cibles

Listez les objectifs de votre création intranet pour bâtir un plan d’action.

Au niveau de l’information :

• Aider le management à communiquer ;
• Permettre à chacun de se faire entendre, faire remonter l’information ;
• Sensibiliser les équipes aux enjeux de l’entreprise ;

Au niveau de l’image :

• Créer une cohésion, une culture commune ;
• Faire des équipes un excellent vecteur de communication à l’extérieur ;

Au niveau du comportement :

• Favoriser les initiatives ;
• Motiver le personnel dans le cadre de ses activités quotidiennes ;
• Mobiliser les énergies de chacun ;

Définissez ensuite les cibles : l’ensemble du personnel, le siège, le terrain, l’international… Listez-les et segmentez (géographie, fonction, langue) pour faire coïncider cibles et objectifs.

3) Débloquez le budget nécessaire

Le retour sur investissement d’un intranet est multiple : motivation et fédération, simplification des échanges, gain de productivité, initiatives… Avant de vous lancer, renseignez-vous sur le prix d’un intranet et définissez une fourchette à communiquer au prestataire.

Avec un budget plus réduit, concentrez-vous sur les actualités; avec un budget plus conséquent, ouvrez la voie à des fonctionnalités collaboratives.

4) Conception du projet intranet : rassemblez une équipe

Listez les intervenants et le périmètre de chacun. Nommez un coordinateur de l’intranet et impliquez dès le départ communication, systèmes d’information et ressources humaines.

Organisez des tables rondes pour identifier questions et risques. Chaque acteur (communication, RH, technique) valide les choix du cahier des charges (notamment l’arborescence de niveau 1).

5) Définissez les fonctionnalités de votre intranet et vos cas d’usages

Priorisez les fonctionnalités qui répondent aux besoins des utilisateurs (accès rapide aux documents clés, actualités, annuaire ou organigramme, etc.) vous permettra de valider le périmètre fonctionnel de la solution et vos cas d’usages.

C’est à dire à dire les options dont votre outil intranet devra absolument disposer pour satisfaire les utilisateurs et atteindre vos objectifs :

• Un organigramme
• Une newsletter interne
• Des groupes collaboratifs
• Un réseau social d’entreprise
• Une application intranet mobile
• Une bases documentaire (G.E.D.)
• L’intégration d’outils collaboratifs (Microsoft 365 ou Google Workspace)

Appuyez-vous sur votre choix de logiciel intranet pour cadrer ce périmètre.

Identifier vos cas d’usages vous aidera à sélectionner les fonctionnalités indispensables.

Exemples de situations :

• Diffuser de l’information
• Cibler des populations
• Envoyer une newsletter
• Communiquer aux équipes deskless (sans ordinateur)

6) Concevez l’expérience utilisateur et adaptez vos contenus aux personas

Identifiez vos personas types (fonctions, attentes, tâches prioritaires, appareils utilisés) ou publics cibles. Ils seront les utilisateurs de l’intranet et vos cibles en termes de communication interne.

• Qui sont vos populations cibles ?
• Travaillent-elles dans un bureau ?
• Ont-elles accès à un ordinateur ?
• Quelles tâches doivent-elles réaliser au quotidien ?

Pour chaque profil, identifiez les contenus et informations à leur proposer :

• Document RH
• Règlement intérieur
• Annuaire des collaborateurs
• Raccourcis vers les applications métiers
• Accès aux informations RH

Une fois les cibles et les contenus identifiés, simulez une navigation dans l’intranet pour valider l’expérience utilisateur en parcourant le contenu de la page d’accueil, les rubriques, menus, espaces documentaires et lien d’accès aux outils. L’arborescence vous permettra de structurer efficacement les parcours et contenus à intégrer.

7) Choisissez la solution intranet et préparez l’intégration au SI

Pour sélectionner la solution intranet qui convient à votre organisation il vous faudra anticiper l’intégration à votre système d’information, la méthode d’authentification pour se connecter à l’intranet, les droits d’accès utilisateurs ainsi que les droits de publication.

Si vous utilisez des services tels que Microsoft 365 ou Google Workplace, vous devrez vérifier la compatibilité du logiciel intranet retenu avec ces outils collaboratifs.

Parmi les solutions intranet, vous avez le choix entre :

• Intranet Inside, si votre priorité est l’adoption de l’intranet par vos équipes et l’amélioration de la communication interne.
• Une agence SharePoint, si vous souhaitez déployer un espace de stockage en ligne, partager des fichiers et travailler 100 % sur le cloud.
• Créer votre intranet avec WordPress si vous disposez déjà d’un site WordPress et d’un budget limité.
• Cherchez une digital workplace si l’objectif est l’intégration de tous vos outils internes dans une plateforme.

8) Maquettez, testez et validez votre design intranet

Créez une maquette d’intranet aux couleurs de votre organisation (logo, typographies, charte graphique, iconographie) afin que les collaborateurs se projettent facilement dans le futur outil.

Cette étape de création d’intranet permet d’aligner le design de l’intranet avec votre identité de marque et votre culture interne.

Travaillez l’expérience utilisateur (ux de l’intranet) dès cette phase :

• Menus et boutons de navigation
• Organisation de la page d’accueil
• Hiérarchie des contenus (titres, sous-titres, visuels)
• Version mobile pour les équipes deskless.

Testez et validez la maquette auprès d’un panel d’utilisateurs, (contributeurs, administrateurs, etc.) en recueillant leurs observations et remarques.

Il faut offrir une ux intranet fluide et agréable pour vos collaborateurs.

L’objectif est d’assurer l’adoption de l’intranet dès le lancement.

Regardez à quoi peut ressembler un exemple d’intranet :

9) Déployez et formez des utilisateurs clés

Organisez une formation des référents fonctionnels (par petits groupes) pour présenter la plateforme finalisée et ses fonctionnalités. Préparez des supports, guidez la prise en main et nommez des ambassadeurs dans les équipes.

10) Pilotez l’adoption, la maintenance et l’évolution

Après la mise en ligne, suivez des indicateurs simples (trafic, recherche interne, participation) et planifiez la maintenance : mises à jour, résolution d’incidents, ajout de fonctionnalités. Prévoyez un rythme d’amélioration continue (ex. un mini-lot par trimestre).

Découvrez Intranet Inside

Intranet Inside est le logiciel de communication interne qui favorise l’adoption et l’engagement des collaborateurs. Solution intranet facile d’utilisation et d’administration, elle permet à la direction de la communication de centraliser toute l’information dans une plateforme.

Ressources pour votre projet de création intranet

• Choisir votre logiciel intranet
• Modèle de cahier des charges
• Mettre en place un intranet
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Article mis à jour le 20 novembre 2025 par nos équipes.