Information, collaboration, hybridation… Le top des fonctionnalités de l’intranet en 2023

Vous pensez vous lancer dans un projet de refonte de l’intranet pour votre organisation ? Vous vous demandez quelles sont les fonctionnalités d’un intranet « up-to-date » pour offrir à vos collaborateurs la meilleure expérience et faire de votre dispositif un outil du quotidien adopté par le plus grand nombre ? Zoom sur les fonctionnalités incontournables que doit proposer votre intranet en 2023.

S’informer et travailler ensemble ne sera jamais aussi facile !

Un intranet est un dispositif de communication et de travail avant toute chose 👆, il est fait pour mettre à disposition des collaborateurs un certain nombre de contenus : de l’actualité « chaude » sur la vie et les projets de l’entreprise, de la documentation métier directement utile pour exercer l’activité quotidienne en passant par des contenus plus « froids », tels que des repères sur l’entreprise et autres contenus pratiques pour y travailler au quotidien.

La plupart des dispositifs permettent cela à minima, me direz-vous.

Ce qui fait la différence et qui permet aussi de cultiver l’intérêt des collaborateurs, c’est la variété des formats proposés : fini l’article monolithique dont le template éculé et top down a fini par lasser, ou encore les listes à rallonge de documents PDF à télécharger dont les pages s’enchainent sans fin et sans forme …

En 2023, faîtes place à la richesse éditoriale sur l’intranet : en plus des sacro saints articles, on y croise des vidéos aux formats variés, des infographies, des contenus audio à podcaster, des FAQ, des glossaires, et bien sûr des formats collaboratifs comme le blog, le wiki ou le microblogging.

A cette variété de format d’échange, s’ajoute aussi les fonctionnalités du management visuel, utiles à la gestion de projets en mode collaboratif : tableau blanc, planning partagé, carte mentale, tableau Kanban …

La variété des formats permet non seulement une richesse de traitement et de mise en forme du contenu auxquels les utilisateurs sont habitués au travers de leurs usages personnels des médias sociaux, mais aussi de favoriser le travail collaboratif, la gestion de projets en mode agile, et au bout du compte, la production de valeur.

La performance va être au cœur des usages en 2023 avec le travail hybride, et les outils de productivité (gestion des tâches, workflow, …) qui facilitent la vie d’équipe à distance complètent ces fonctionnalités éditoriales et collaboratives.

Mais, qui dit richesse éditoriale dit également décentralisation de la production des contenus. 👩‍💻

A l’heure de l’hybride et de la réactivité , plus question de passer par la direction de la communication ou la DRH pour publier quelque chose sur l’intranet.

Un réseau de contributeurs métier, professionnalisés et animés, postent régulièrement des contenus.

Et pour leur faciliter la tâche, les fonctionnalités de contribution au dispositif sont évidemment user-friendly 👯‍♂️:

• Drag&drop de fichiers ;
• Mise en forme du contenu facilitée via un éditeur WISYWIG « what you see is what you get » ou comment coder du html sans en avoir l’air ;
• Recadrage automatique des images intégrées… ;

le tout au service d’un look & feel aéré et facile à consulter en mode responsive bien sûr ! Bref, fini le CMS retord qui demande une journée de formation pour être pris en main 🖐  !

Faciliter l’usage de l’intranet passe également par un outil de recherche adapté.

Quand une requête sur Google remonte 4,6Mds de résultats en 51 secondes, on a du mal à comprendre que le moteur de recherche 🔎 de l’intranet ne soit pas plus performant avec un petit millier de contenu…

Certes, votre organisation n’a peut-être pas les moyens de Google, mais tout de même, un moteur qui permet des suggestions ou encore propose des filtres de recherche avancés, c’est le bien minimum en 2023.

Mieux se connaître et s’engager : le must de l’intranet

L’intranet en 2023, cela va être non seulement collaboratif, pour partager des documents, travailler ensemble au sein de communauté, échanger, mais aussi social !

Avec sa fiche profil qui permet à chacun de décrire ses compétences, ses passions et d’afficher les badges de ses formations, il facilite la connaissance mutuelle et la recherche des expertises au sein de l’entreprise.

Véritable annuaire enrichi, on s’y met en contact comme sur LinkedIn, mais on peut aussi directement y ajouter une description… Depuis la crise sanitaire, ces fonctionnalités sont entrées dans les mœurs.

L’intranet social en 2023 cela va être aussi la possibilité de liker 👍 et de commenter 🤳 tous les contenus, de les recommander à ses collègues, ou encore de s’abonner à des flux (de discussion ou de publication).

A l’heure des réseaux sociaux, ces fonctions sont devenues incontournables.

Au-delà du fait de vivre avec son temps :

• elles permettent non seulement d’apporter de la valeur au contenu (par les commentaires qui l’enrichissent)
• de signifier ce qui intéresse vraiment les collaborateurs (like)
• ou encore pour chacun de filtrer les informations selon ses besoins et centres d’intérêt professionnel.

Une fonctionnalité utile face à la surcharge informationnelle !

Et si vous faites partie de ces entreprises qui s’appuient sur leurs salariés pour relayer leurs communications sur les réseaux sociaux 📲 (programme d’employee advocacy), il vous faut également compter sur les fonctionnalités associées pour permettre aux salariés ambassadeurs ⭐ de partager un article depuis l’intranet sur leur compte Twitter ou Facebook.

Faîtes grandir les idées et l’innovation sur l’intranet pour 2023 et pour l’avenir

Les collaborateurs ont de l’or dans la tête. Au quotidien, ils résolvent des problématiques, trouvent des solutions, innovent sans même le savoir…

Leur permettre de partager leurs réussites, leurs idées, leurs initiatives sur l’intranet, c’est le début de l’innovation participative.

Un dispositif où chacun peut contribuer, encourager ses pairs, voter, faire émerger de nouvelles idées pour réinventer les métiers, l’offre, les processus et être plus innovant pour demain !

Inclusif, green : l’intranet en 2023, c’est un pour tous·tes pour la planète 🌎 !

Votre entreprise a une politique RSE ambitieuse. Mais également une envie de réduire ses impacts négatifs sur l’environnement et la société. Alors l’intranet doit aussi répondre à ces enjeux. En 2023, l’intranet est aussi un dispositif inclusif qui porte haut et fort toutes les couleurs et la diversité des salariés de l’organisation (mixité sociale, LGBT+, égalité professionnelle, handicap …).

Ces contenus valorisent les engagements de l’entreprise. Ceux-ci s’appuient sur une technologie « green » plus durable (et moins génératrice de CO²). Les fonctionnalités sont également inclusives. Il répond aux normes d’accessibilité numérique pour en faciliter l’usage par les collaborateurs en situation de handicap.

Vidéo systématiquement sous-titrées, textes alternatifs sur les images, normes de navigation, gestion des contrastes, …

Un intranet vert pour toutes et tous !

En 2023 comme de tout temps, méfiez-vous des sirènes 🧜‍♀️ du digital !

Un intranet avec autant de fonctionnalités vous paraît relever de la science-fiction ?

Détrompez-vous : dans quelques temps, il se pourrait bien qu’il soit supplanté par les premiers métavers. Ces environnements virtuels persistants, multi-utilisateurs, au sein desquels on peut se rencontrer, échanger, travailler, aux moyens d’avatars !

En attendant, même si vous déployez ces fonctionnalités immanquables en 2023, cela ne suffirait peut-être pas à son adoption par vos salariés. Point de miracle technologique !

En effet, il n’y a pas de fonctionnalités plus incontournables que celles sollicitées par vos utilisateurs. Celles dont ils ont réellement besoin pour faciliter leur travail au quotidien.

Commencer par regarder de près les indicateurs de pilotage (une autre fonction incontournable de votre plateforme). Cela vous donnera un premier aperçu des usages quotidiens.

Et avant d’investir dans la Rolls-Royce des intranets, commencez par interroger les salariés sur leurs attentes ! Faites une véritable enquête utilisateur sur le terrain. Peut-être que vous vous apercevrez qu’en 2023, vos salariés ont juste besoin d’un vélo 😉